Formulare und Funktionsdialoge¶

Eingaben im AI VERGABEMANAGER erfolgen zum größten Teil in Formularen oder über Funktionsdialoge.

Formulare¶

Die meisten Eingaben im erfolgen in Formularen. Formulare besitzen, anders als Funktionsdialoge, einen leicht getönten Hintergrund mit weißen Eingabefeldern und farbig hinterlegten Pflichtfeldern. Diese Formulare werden an die jeweiligen Kundenvorgaben angepasst. Folgende Feldtypen können in den Formularen vorkommen:

Formularfeld	Beispiel	Bedeutung
Eingabefeld		Pflichtfelder sind farbig hinterlegt, Felder mit optionaler Eingabe besitzen einen weißen Hintergrund und Felder mit Anzeigefunktion sind dem Formularhintergrund angepasst. Pflichtfelder erkennt man auch an dem roten Asterisk(*) neben der Feldbezeichnung. Die Eingaben können auf die Einhaltung bestimmter Bedingungen, z. B. nur Zahlen, geprüft werden. Bei fehlerhaften Eingabewerten wird das Feld rot hervorgehoben. Beim Klicken in ein Eingabefeld wird dieses blau hervorgehoben und die Benutzereingabe erfolgt im Einfügemodus. Während der Eingabe in einem Textfeld wird die Anzahl der bereits eingegeben Zeichen angezeigt. Dies soll verhindern, dass zu lange Texte eingegeben werden, die in der Druckversion nicht dargestellt werden können. Ist die maximale Anzahl der Zeichen eines Feldes erreicht, wird die Anzeige durch eine fette Schrift hervorgehoben.
Optionsfeld		Bietet zwei oder mehrere Auswahlmöglichkeiten, von denen nur eine aktiviert werden kann. Die aktivierte Option hat einen farbigen Punkt im Kreis, z. B. Ja-/Nein-Feld.
Kontrollfeld		Über Mausklick zu aktivieren (Häkchen) bzw. zu deaktivieren (leeres Kästchen).
Dateifeld		Hinzufügen von externen Anlagedateien zu Formularen. Von links nach rechts: Datei anhängen, Datei bearbeiten, Dateiinhalt anzeigen,Datei löschen.
Auswahllistenfeld		Steht das Lupensymbol rechts neben einem Eingabefeld, kann über Mausklick eine Auswahlliste mit möglichen Einträgen aufgerufen werden. Manuelle Eingaben sind ebenfalls erlaubt.
Funktionsschaltfläche		Löst bei Mausklick eine Funktion aus, z. B. den Aufruf eines Funktionsdialogs. Grau: Schaltfläche im Formular bzw. Dialog. Blau: aktivierte Schaltfläche, wenn mit der Maus darauf gezeigt wird, ohne zu klicken. Rot umrandet: Pflichtschaltfläche, der Workflow kann erst weitergeführt werden, wenn diese Funktion ausgeführt wurde.
Datumsfeld		Besitzt ein Miniaturkalendersymbol rechts. Das Datum kann mit der Maus oder per Tastatur erfasst werden. Erwartet zwingend Datumswerte.
Auswahlfeld		Nur die Auswahl aus der Liste ist möglich.
Fragezeichen		Steht das Fragezeichen links neben einem Eingabefeld, weicht der eingetragene Wert des Feldes von dem ursprünglich vorgeschlagenen Wert ab. Über einen Mausklick auf das Fragezeichen werden die unterschiedlichen Einträge angezeigt und können bei Bedarf geändert werden.

Ähnlich wie in der Symbolleiste, verfügen die Symbole in der Formularsteuerungsleiste am unteren Rand der Formularfenster über einen Tooltip. Die Schaltflächen am rechten Rand können auch über Tastaturkürzel aufgerufen werden, z. B. [ALT]+[W] für WEITER.

Fehlen Eingaben in einem Formular, verändert sich das Aussehen der Schaltfläche Weiter

Jeder Mausklick auf diese Schaltfläche führt dann zum nächsten farbig gekennzeichneten Pflichtfeld in dem Eingaben fehlen. Erst wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, wird die Schaltfläche Weiter blau und Sie können den nächsten Schritt aufrufen.

Die Symbole am linken unteren Rand der Formularfenster besitzen folgende Funktionen:

Funktion	Symbol	Beispiel
Druckvorlagen und Formularausdruck		Der Formularinhalt wird als PDF-Dokument ausgegeben. Eventuell besteht die Wahl zwischen Druckvorlage und dynamischem Maskenausdruck.Es erfolgt eine sortierte Darstellung der angezeigten PDF-Druckvorlagen, wenn die entsprechenden Angaben im Kundenmodell gecustomized wurden.
Formular als E-Mail versenden		Der Formularinhalt wird als PDF-Dokument im Anhang einer E-Mail versendet.Eventuell besteht die Wahl zwischen Druckvorlage und dynamischem Maskenausdruck.
Laden der zuletzt gespeicherten Formulardaten		Die Eingabewerte aus dem letzten Speichervorgang werden geladen.

Tabellenfelder in Formularen¶

Eine besondere Art der Formularfelder sind die Tabellen. Sie bestehen aus einer oder mehreren Spalten und einigen Schaltflächen am unteren Rand. Nachfolgend ein paar Beispiele:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeile oder Neu bei Auswahl und fügen Sie eine neue Zeile in die Tabelle ein. Jede neue Zeile enthält so viele Felder, wie die Tabelle Spalten hat. Die Art der Felder hängt von der Definition der Spalte ab. Oft ist das Symbol in der Spalte bezeichnend für die Art des Feldes, z. B. die Büroklammer steht für das Datei-Einfügefeld (4) oder das Lupensymbol für das Auswahllistenfeld (1).

Nachfolgend eine Aufstellung aller Feldtypen, die in einer Tabelle enthalten sein können.

Einfügen von Dateien in Formulare¶

Sie haben folgende Möglichkeiten, um eine Datei zu einem Formular hinzuzufügen:

• Verwenden Sie das Dateifeld aus einem Formular bzw. innerhalb einer Funktion.
• Verwenden Sie das Datei-Einfügefeld (4) aus Tabelle Beispiel 2 innerhalb eines Formulars.

Wenn in einem Formular das Dateifeld enthalten ist, können Sie über das Büroklammer-Symbol eine Datei zu diesem Formular hinzufügen. Klicken Sie auf die Lupe, um die Datei anzuzeigen bzw. löschen Sie die Datei mit Hilfe der Schaltfläche mit dem schwarzen X.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeile, um eine leere Tabellenzeile im Datei-Einfügefeld (4) aus Tabelle 2 einzufügen. Ein Doppelklick in dem farbig markierten Bereich ruft das Fenster Datei öffnen auf. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Das Fenster Dokumentenverwaltung erscheint. Hier können Sie angeben, ob die Datei zu den Vergabeunterlagen und/oder zu den Teilnahmewettbewerbsunterlagen hinzugefügt werden soll und eventuell eine Bezeichnung erfassen. Klicken Sie auf OK. Die Datei wird nun in der zweiten Tabellenspalte angezeigt. Sie können in der ersten Spalte noch einen Dateinamen vergeben. Um eine weitere Datei hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeile oder Neu bei Auswahl und wiederholen Sie die vorher beschriebenen Schritte. Mit den Schaltflächen Ausschneiden und Einfügen können Sie die Reihenfolge der Dokumente innerhalb der Tabelle verändern. Entfernen Sie nicht mehr benötigte Dateien über die Schaltfläche Löschen. Dokumente, die über ein Datei-Einfügefeld bzw. ein Dateifeld in ein Formular hochgeladen wurden, können über die Schaltfläche Datei bearbeiten aus dem Fenster Dokumentenverwaltung direkt bearbeitet werden, ohne sie zuvor herunterladen, auf der Festplatte zwischenspeichern und nach der Bearbeitung wieder hochladen zu müssen. In einem zusätzlichen Fragefenster können Sie nach der Bearbeitung entscheiden, ob die Änderungen übernommen oder verworfen werden sollen.

Bei entsprechender Anpassung der Formulare ist es möglich in eine Tabelle gleichzeitig mehrere Dateien hinzuzufügen. Wählen Sie dazu im Fenster Datei öffnen die gewünschten Dokumente über einen Mausklick und mit Hilfe der [SHIFT]-bzw. der [STRG]-Taste aus und klicken Sie auf Hinzufügen. Die markierten Dateien werden in die Tabelle eingefügt.

Gestaltungsmöglichkeiten für Formulare¶

Diese Funktion steht Ihnen standardmäßig zur Verfügung, benötigt jedoch eine entsprechende Konfiguration des Systems. Teile der Funktion (Formularfarbe, Logo) stehen nur dann zur Verfügung, wenn das Kundenmodell Ihres AI VERGABEMANAGER entsprechend angepasst wurde.

In Anlehnung an gängige Office-Produkte können die Formulare des AI VERGABEMANAGER mit einem weißen Hintergrund und einem Logo im Formularkopf dargestellt werden.

Kontextmenü im Dateiauswahldialog¶

Der Dateiauswahldialog des AI VERGABEMANAGER enthält ein Kontextmenü über das Befehle, die oft verwendet werden, wie das Anlegen eines Ordners oder das Sortieren der Dateien, schnell zu erreichen sind. Je nachdem, ob Sie dabei mit der rechten Maustaste ein Fensterelement aktivieren oder nicht, werden unterschiedliche Befehle zur Verfügung gestellt.

Nachfolgend eine Übersicht beider Varianten der Kontextbefehle.

Ansichten im Dateiauswahldialog¶

Ähnlich wie im Windows-Explorer bietet der Dateiauswahldialog des AI VERGABEMANAGER drei verschiedene Ansichten des Dateisystems zur Auswahl an. Sie können diese Ansichten entweder über das Kontextmenü (ANSICHT) oder über die Schaltfläche rechts oben neben der Suchleiste einstellen. Die Anwendung merkt sich die eingestellte Ansicht, so dass beim nächsten Öffnen des Dateiauswahldialogs ein erneutes Einstellen entfällt.

Symbolansicht¶

In der Symbolansicht können Dateien und Ordner durch die großen Symbole schnell erkannt und unterschieden werden.

Listenansicht¶

Die Listenansicht stellt das Dateisystem mit kleineren Symbolen und in mehreren, nebeneinanderliegenden Spalten dar, so dass möglichst viele Dateien/Ordner auf einmal erkennbar sind. Scrollen Sie von links nach rechts, um den Fensterinhalt vollständig zu sehen.

Detailansicht¶

Diese Ansicht enthält alle relevanten Informationen zu den Dateien und Ordnern. Vergrößern oder verkleinern Sie die Spalten, je nach Bedarf, durch das Verschieben der Spaltentrennlinie mit dem Doppelpfeil.

Funktionsdialoge¶

Funktionsdialoge beinhalten, neben den Eingabefeldern, unterschiedliche Schaltflächen und Symbole. Auch hier sind die blauen kontextsensitiven Hilfetexte hinterlegt. Ein Beispiel für einen Funktionsdialog ist der Termin- und Fristenmanager.

Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele für häufig verwendete Schaltflächen und Symbole:

Formularfeld	Beispiel	Bedeutung
Datumsfeld		Besitzt ein Miniaturkalendersymbol rechts: Das Datum kann mit der Maus oder per Tastatur erfasst werden. Erwartet zwingend Datumswerte.
Datei einfügen		Ruft das Fenster Datei öffnen auf, um externe Dokumente zu den Unterlagen hinzuzufügen.
Auswahllistenfeld		Wird durch einen Pfeil am rechten Rand des Feldes gekennzeichnet. Bei Mausklick klappt die Liste der Auswahlmöglichkeiten auf.
Drucken		Aufruf des Druckdialogs. Auswahl der Druckoption DYNAMISCH GENERIEREN oder AUS VORLAGE GENERIEREN möglich sowie VORSCHAU des Ausdrucks.
Datei öffnen		Anzeige des Dateiinhalts.
Toolbox		Einblenden bzw. Ausblenden eines Fensters mit zusätzlichen Einstellungsmöglichkeiten.

Bestätigungsdialoge¶

Die Frage- und Bestätigungsdialoge des AI VERGABEMANAGER können mit einem einfachen Tastendruck beantwortet und geschlossen werden. Der unterstrichene Buchstabe auf den Schaltflächen der Meldung ist der Auslöser für die gewünschte Aktion.

Im oberen Beispiel ist die Ja-Schaltfläche aktiviert (siehe farbige Umrandung), d. h. sie kann mit der [RETURN]-Taste betätigt werden. Drücken Sie zum Speichern der Änderungen die Taste [J] oder die RETURN-Taste. Verwerfen Sie die Änderungen mit der N-Taste oder brechen Sie den Vorgang ab, indem Sie die [A]-Taste auf Ihrer Tastatur betätigen.

Auswahldialoge - Funktionszuordnung¶

Die Auswahlfenster für die Bearbeitung der Funktionszuordnung und Formularberechtigungen enthalten unter der Benutzerliste ein Suchfeld Nachname. Filtern Sie die Liste der Benutzernamen durch die Eingabe eines oder mehrerer Buchstaben.

Rücksprünge im Vergabeprozess¶

Die Rücksprungfunktion beinhaltet die Möglichkeit, sowohl in einfachen als auch in parallelen Prozessabschnitten zurückzuspringen, ohne andere - davon unabhängige - Abschnitte zu beeinflussen. Um den Rücksprung zu verdeutlichen muss zuerst immer ein Startpunkt und anschließend ein Zielpunkt ausgewählt werden. Dies kann über die Schaltfläche Rücksprung unterhalb der Menüleiste erfolgen.

In diesem Dialog können, je nach Berechtigungsstufe und Stand des Prozesses, mehrere Startpunkte angegeben werden. Zusätzliche Filter erleichtern die Auswahl des korrekten Start- und Zielpunktes.

Beim Rücksprung in einem verzweigten Workflow, in welchem einer der Zweige sich noch in Ausführung befindet, wird eine zusätzliche Aktivität angezeigt, die sich weder starten noch weiterleiten lässt und das Ende dieser Verzweigung markiert. Von diesem Endpunkt der Verzweigung ist ein Rücksprung zu einem beliebigen Punkt des bereits abgeschlossenen Workflowzweiges nicht mehr möglich.

Weiterleiten¶

Diese Funktion ermöglicht die Weitergabe der aktuellen Aufgabe an einen einzelnen Benutzer oder an eine Funktion (hier können mehrere Benutzer gleichzeitig betroffen sein). Verwenden Sie dazu das Kontextmenü (rechte Maustaste) der entsprechenden Aufgabe.

Aufgabe weiterleiten an Benutzer oder Funktion

Die weitergeleitete Aufgabe wird im Aufgabeneingang des Benutzers als weitergeleitet markiert.

Weitergeleitete Aufgabe im Aufgabeneingang des Benutzers

Nach Beendigung der Aufgabe wird der darauffolgende Workflowschritt an den nächsten vorgesehenen Bearbeiter zurückgegeben.

Die Weiterleitung wird nicht im Vergabevermerk protokolliert.Sie erscheint lediglich als Tooltip in der Prozessübersicht des betroffenen Workflowschrittes.

Bereiche im Workflowsystem¶

Durch die Erweiterung des Workflowsystems können zusammengehörige Aktionen und Aktivitäten zu einem Bereich gruppiert werden. Für diese Gruppierungen wird eine Filterung angeboten, sofern eine auswählbare Gruppierung vorhanden ist.

Des Weiteren sind bereichsabhängige Aktionen verfügbar, die sich auf einen gruppierten Bereich im Workflow beziehen.

In dem besonderen Fall einer Aufteilung des Workflows - etwa in Lose oder Teilbedarfe - wird die Aktion mit der entsprechenden Bereichsbezeichnung angezeigt oder, sofern die Aktion in mehreren Bereichen aktiv ist, eine Auswahl der möglichen Bereiche angeboten.