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Verfahren nach VOL/A oder UVgO (national) bzw. VgV (EU)

Öffentliche Aufträge für Lieferungen und Leistungen werden im Wettbewerb und ohne Diskriminierung an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben

Öffentliche Ausschreibung (national) oder Offenes Verfahren (EU)

Die öffentlichen Auftraggeber sind vorrangig zur öffentlichen Ausschreibung bzw. dem offenen Verfahren verpflichtet, da es den größten Wettbewerb bietet. In diesem Verfahren wird nach einer öffentlichen Bekanntmachung ein unbeschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten, die Bedarfsbegründung und bei EU-Verfahren, ob eine Vorinformation bereits veröffentlicht wurde. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Feld zum Einfügen von Dateien, mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare und Funktionsdialoge.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option Ja in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie in diesem Formular die Option für Soziale und andere besondere Dienstleistungen gem. § 64 VgV auswählen, um Ihre Vergabe mit dem dafür vorgesehenen Formular an die EU zu veröffentlichen. In diesem Fall greift ein gesonderter Schwellenwert zur Ermittlung der vorgeschlagenen Verfahrensart und das dazugehörende Formular wird automatisch befüllt.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl unter oder über Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach § 3 VOL/A oder § 8 UVgO bzw. § 14 EU VgV nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen vom AI VERGABEMANAGER

    • eine Öffentliche Ausschreibung nach § 3 VOL/A oder § 8 UVgO oder

    • ein Offenes Verfahren (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV

    vorgeschlagen. Übernehmen Sie den Vorschlag. Sollten Sie vom Verfahrensvorschlag abweichen, müssen Sie eine Begründung für den Vergabevermerk erfassen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 ist die freie Auswahl der Verfahrensart über dem Schwellenwert gewährleistet. Dadurch muss zum Beispiel nicht mehr begründet werden, wenn statt eines Offenen Verfahrens ein Nichtoffenes Verfahren ausgewählt wird.

  6. Terminplanung Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die Termine Ihrer Vergabe fest. Sie können die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Terminmanager.

  7. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 8 Nr.1 a) VOL/A oder § 21 Absatz 1 Nr. 1 UVgO (national) bzw. § 35 Abs. 1 EU VgV (EU). In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  8. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  9. Auftragsbekanntmachung national oder EU Das umfangreiche Bekanntmachungsformular enthält Angaben über den öffentlichen Auftraggeber, den Auftragsgegenstand, rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen, das Verfahren, usw. Die meisten Felder sind bereits vorbelegt. Sie können die Angaben im Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck am linken Ende der Formularsteuerungsleiste vorher überprüfen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 sind in den EU-Formularen die SIMAP-Bekanntmachungsschemata der Version 2.0.9. enthalten. Darin ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der AI VERGABEPLATTFORM bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in welchem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahme-wettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

  10. Bekanntmachung abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  11. Bekanntmachung veröffentlichen In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bei EU-Verfahren vor allem auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

    • Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle): für EU-Vergaben

    • AI VERGABEPLATTFORM: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    • E-Vergabe-Plattform des Bundes: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    Vor dem Veröffentlichen einer EU-Vergabe auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 40 EU VgV die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  12. Vergabeunterlagen versenden In diesem manuellen Schritt können Sie die Teilnehmerliste aktualisieren und Bewerber erfassen, denen Sie die Vergabeunterlagen ausdrucken und auf dem Postweg zusenden.

  13. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  14. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  15. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  16. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  17. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Die Ergebnisse der rechnerischen Prüfung werden Ihnen in diesem Formular in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Bei Bedarf kann der Preisspiegel als externe Datei hinzugefügt werden.

  18. Angebotsprüfung – Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  19. Nebenangebote erfassen Wenn in der Vergabe Nebenangebote zugelassen sind wird dieser Workflowschritt zusätzlich aufgerufen. Hier können Sie, ähnlich wie im Angebotsöffnungs-Dialog, Nebenangebote zu einem Hauptangebot erfassen oder ein eigenständiges Nebenangebot ohne Hauptangebot anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Nebenangebote.

  20. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die nächste Wertungsstufe. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind im Preisvergleich enthalten.

  21. Angebotsprüfung – Prüfung der Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  22. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  23. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  24. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Prüfung der Angebote und Wertungs-Matrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.

  25. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  26. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB Bei EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, für jeden nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf bei EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  27. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  28. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  29. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  30. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO bzw. § 62 VgV Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung in einem nationalen Verfahren nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO bzw. im EU-Verfahren nach § 62 VgV. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung im Kapitel Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  31. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  32. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (national) bzw. Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb (national) oder Nichtoffenes Verfahren (EU)

In diesem Verfahren wird der Kreis von Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch einen vorherigen öffentlichen Teilnehmerwettbewerb beschränkt.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten, die Bedarfsbegründung und bei EU-Verfahren, ob eine Vorinformation bereits veröffentlicht wurde. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option Ja in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie in diesem Formular die Option für Soziale und andere besondere Dienstleistungen gem. § 64 VgV auswählen, um Ihre Vergabe mit dem dafür vorgesehenen Formular an die EU zu veröffentlichen. In diesem Fall greift ein gesonderter Schwellenwert zur Ermittlung der vorgeschlagenen Verfahrensart und das dazugehörende Formular wird automatisch befüllt.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl unter oder über Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach § 3 VOL/A oder § 8 UVgO bzw. § 14 EU VgV nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen vom AI VERGABEMANAGER

    • eine Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach § 3 Nr. 3 VOL/A oder § 8 UVgO oder

    • eine Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb nach § 3 Nr. 3 VOL/A oder

    • eine Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach § 8 Absatz 4 UVgO oder

    • ein Nichtoffenes Verfahren (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV oder

    • ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV

    vorgeschlagen. Übernehmen Sie den Vorschlag. Sollten Sie vom Verfahrensvorschlag abweichen, müssen Sie eventuell eine Begründung für den Vergabevermerk erfassen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 ist die freie Auswahl der Verfahrensart über dem Schwellenwert gewährleistet. Dadurch muss zum Beispiel nicht mehr begründet werden, wenn statt eines Offenen Verfahrens ein Nichtoffenes Verfahren ausgewählt wird.

  6. Daten für den Teilnahmewettbewerb Dieses Formular enthält eine Pflicht-Schaltfläche Terminplanung Teilnahmewettbewerb, zu erkennen an der roten . Damit wird der Funktionsdialog des Termin- und Fristenmanagers aufgerufen. Legen Sie hier die Frist für die Einsendung der Teilnahmeanträge fest. Die Funktionen des Terminmanagers sind bei Terminmanager beschrieben. Beenden Sie den Zwischenschritt mit der Schaltfläche Weiter. Sie kehren zurück zum Ausgangsformular. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, den Teilnahmewettbewerbsunterlagen zusätzliche Dokumente hinzuzufügen. Nähere Informationen zu Dateieinfügefeldern gibt es bei Formulare und Funktionsdialoge. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  7. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Öffnung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  8. Auftragsbekanntmachung national oder EU Das umfangreiche Bekanntmachungsformular enthält Angaben über den öffentlichen Auftraggeber, den Auftragsgegenstand, rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen, das Verfahren, usw. Die meisten Felder sind bereits vorbelegt. Sie können die Angaben im Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck am linken Ende der Formularsteuerungsleiste vorher überprüfen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 sind in den EU-Formularen die SIMAP-Bekanntmachungsschemata der Version 2.0.9. enthalten. Darin ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der AI VERGABEPLATTFORM bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in welchem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahme-wettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

  9. Bekanntmachung abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  10. Zusammenstellen der Teilnahmewettbewerbsunterlagen Sie können die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb vor der Veröffentlichung überprüfen und bei Bedarf weitere Dokumente hinzufügen. Im Gegensatz zu den Vergabeunterlagen können Sie die Ausschreibung auch mit leeren Teilnahmewettbewerbsunterlagen veröffentlichen. In diesem Fall enthält die aktuelle Version keine Datei-Einträge und beim Beenden des Schrittes müssen Sie eine diesbezügliche Warnmeldung bestätigen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie bei Vergabeunterlagen.

  11. Bekanntmachung veröffentlichen In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bei EU-Verfahren insbesondere auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung und Ihre Teilnahmewettbewerbsunterlagen im Internet an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

    • Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle): für EU-Vergaben

    • AI VERGABEPLATTFORM: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    • E-Vergabe-Plattform des Bundes: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    Vor dem Veröffentlichen einer EU-Vergabe auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 40 EU VgV die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  12. Teilnahmewettbewerbsunterlagen ausdrucken und versenden Nach der Bekanntmachung eines Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb stehen die Unterlagen den potentiellen Bewerbern auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung. Sie können diese Unterlagen bei Bedarf auch ausdrucken und interessierten Firmen auf dem Postweg zusenden. Starten Sie den Schritt manuell mit einem Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang. Weitere Informationen zu dieser Funktion sind bei Versenden der Teilnahmewettbewerbsunterlagen. Die Aufgabe ist mit Ablauf der Bewerbungsfrist des Teilnahmewettbewerbs beendet. Wenn Sie den Schritt vorher mit Weiter abschließen wollen, wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie bestätigen müssen.

  13. Öffnen der Teilnahmeanträge Sobald die Einsendefrist der Teilnahmeanträge abgelaufen ist, können Sie diesen manuellen Schritt durch Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Teilnahmeanträge von der AI VERGABEPLATTFORM werden bereits angezeigt, müssen aber noch entschlüsselt und anschließend geprüft werden. Auf dem Postweg eingegangene Anträge müssen Sie nun hier erfassen und einer ersten formalen Prüfung unterziehen. Weitere Erläuterungen zu dieser Funktion finden Sie bei Erfassen der Teilnahmeanträge.

  14. Prüfung der Teilnahmeanträge Um den Teilnehmerkreis einzuschränken und die Prüfung der Teilnahmeanträge zu dokumentieren, werden die jeweiligen Bewerber nun bezüglich ihrer Eignung auf die Merkmale Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit geprüft. Bei Formale Prüfung finden Sie eine Übersicht des Funktionsablaufs. Die Prüfungsergebnisse werden in der letzten Zeile Zulassung angezeigt. Die hier ausgeschlossenen Teilnehmer werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

  15. Information über die Ablehnung der Bewerbung An dieser Stelle wird für die abgelehnten Bewerber ein Absageschreiben erstellt. Eine genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  16. Leistungsverzeichnis überarbeiten Hier können Sie – wenn erforderlich – vor dem Versenden der Vergabeunterlagen im Leistungsverzeichnis noch Änderungen vornehmen.

  17. Begründung der Anzahl der ausgewählten Firmen In diesem kurzen Formular dokumentieren Sie die Auswahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Teilnehmer.

  18. Terminplanung Vergabe Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die weiteren Termine Ihrer Vergabe, insbesondere die Angebotsfrist fest. Sie können hier die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Termin- und Fristenmanager.

  19. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 8 Nr. 1 a) VOL/A oder § 21 Absatz 1 Nr. 1 UVgO (national) oder § 35 Abs. 1 EU VgV (EU). In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare.

  20. Übermittlung der Vergabeunterlagen Vor der Veröffentlichung können Sie die Vergabeunterlagen über die Schaltfläche Erstellen im Funktionsdialog der Veröffentlichung überprüfen. Weitere Informationen bezüglich der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen entnehmen Sie den Erläuterungen Zusammenstellen der Vergabeunterlagen. Damit die Vergabeunterlagen auch in elektronischer Form auf der Vergabeplattform bereitstehen, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Unterlagen übermitteln. Die Versionsnummer erscheint oben rechts in der Spalte Vergabeunterlagen.

  21. Vergabeunterlagen für ausgewählte Teilnehmer ausdrucken An dieser Stelle können Sie die Vergabeunterlagen den ausgewählten Bewerbern auf dem Postweg zusenden. Bei elektronisch verschickten Vergabeunterlagen wird die Information Versand über Veröffentlichungsdialog angezeigt, d. h. die Unterlagen stehen auf der Plattform zum Download bereit. Für den Postversand der Angebotsaufforderung klicken Sie auf Versenden für jeden Bewerber, bei dem als Versandart Via Papier ausgewählt ist. In dem anschließenden Dialog können Sie die Dokumente einzeln auswählen und drucken. Beenden Sie den Druckdialog mit Schließen. Wenn Sie diesen Schritt vor dem Erreichen der Angebotsfrist über die Schaltfläche Weiterabschließen wollen, müssen Sie eine Warnmeldung beantworten.

  22. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  23. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  24. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  25. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung derLeistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  26. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Die Ergebnisse der rechnerischen Prüfung werden Ihnen in diesem Formular in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Bei Bedarf kann der Preisspiegel als externe Datei hinzugefügt werden.

  27. Angebotsprüfung – Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  28. Nebenangebote erfassen Wenn in der Vergabe Nebenangebote zugelassen sind wird dieser Workflowschritt zusätzlich aufgerufen. Hier können Sie, ähnlich wie im Angebotsöffnungs-Dialog, Nebenangebote zu einem Hauptangebot erfassen oder ein eigenständiges Nebenangebot ohne Hauptangebot anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Nebenangebote.

  29. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die nächste Wertungsstufe. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Preisvergleich enthalten.

  30. Angebotsprüfung – Prüfung der Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  31. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  32. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  33. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Angebotsprüfung und Wertungsmatrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.

  34. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  35. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB Bei EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf bei EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  36. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  37. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  38. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  39. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO bzw. § 62 VgV Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung in einem nationalen Verfahren nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO bzw. im EU-Verfahren nach § 62 VgV. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  40. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  41. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (national) oder Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb (national)

In diesem Verfahren wird ein beschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert, ohne die Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten und die Bedarfsbegründung. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option Ja in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl unter Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach § 3 VOL/A oder § 8 UVgO nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen vom AI VERGABEMANAGER

    • eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb nach § 3 Nr. 4 VOL/A oder § 8 Absatz 1 und 2 UVgO oder

    • eine Freihändige Vergabe nach § 3 Nr. 5 VOL/A oder

    • eine Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb nach § 8 Absatz 4 UVgO,

    vorgeschlagen. Übernehmen Sie den Vorschlag. Sollten Sie vom Verfahrensvorschlag abweichen, müssen Sie eine Begründung für den Vergabevermerk erfassen.

  6. Terminplanung Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die Termine Ihrer Vergabe fest. Sie können die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Termin- und Fristenmanager.

  7. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 8 Nr. 1 a) VOL/A oder § 21 Absatz 1 Nr. 1 UVgO (national) In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  8. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  9. Bewerberauswahl In diesem Funktionsdialog erfolgt eine Vorauswahl der möglichen Bewerber aus der Liste aller Firmendaten. Falls der gewünschte Bewerber noch nicht in der Liste enthalten ist, kann er an dieser Stelle erfasst werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Bieterauswahl in beschränkten Verfahren beschrieben.

  10. Begründung der Anzahl der gewählten Firmen In diesem kurzen Formular wird Ihnen die Bewerberliste angezeigt und Sie müssen die Anzahl der ausgewählten Firmen begründen. Falls Sie Änderungen vornehmen wollen, können Sie von hier aus direkt zur Teilnehmerauswahl zurückspringen.

  11. Anschreiben an die Bewerber Der untere Bereich dieses Funktionsdialoges ist identisch mit dem Dialog der Veröffentlichung in einer öffentlichen Ausschreibung. Im oberen Teil des Fensters wird anstatt der Liste der Internet-Plattformen, die Liste der ausgewählten Teilnehmer angezeigt. Für jeden Bewerber ist der gewählte Kommunikationsweg (Post oder Vergabeplattform) voreingestellt. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Veröffentlichen wird für jeden Via Post-Bewerber das Fenster zum Ausdrucken der Vergabeunterlagen aufgerufen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen der Vergabeunterlagen finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union. .

  12. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  13. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  14. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  15. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  16. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Die Ergebnisse der rechnerischen Prüfung werden Ihnen in diesem Formular in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Bei Bedarf kann der Preisspiegel als externe Datei hinzugefügt werden.

  17. Angebotsprüfung – Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  18. Nebenangebote erfassen Wenn in der Vergabe Nebenangebote zugelassen sind wird dieser Workflowschritt zusätzlich aufgerufen. Hier können Sie, ähnlich wie im Angebotsöffnungs-Dialog, Nebenangebote zu einem Hauptangebot erfassen oder ein eigenständiges Nebenangebot ohne Hauptangebot anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Nebenangebote.

  19. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die nächste Wertungsstufe. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Preisvergleich enthalten.

  20. Angebotsprüfung – Prüfung der Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  21. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  22. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  23. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Prüfung der Angebote und Wertungs-Matrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.

  24. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  25. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  26. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  27. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  28. Bekanntmachung vergebener Aufträge (national) Ab einem Auftragswert von 25.000 Euro endet der Workflow mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung national. Erfassen Sie hier im Bereich Vergabestelle die noch fehlenden Daten des Auftraggebers und das Enddatum des Veröffentlichungszeitraumes der Bekanntmachung auf der Plattform. Versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bzw. an eine oder mehrere Vergabeplattformen.

  29. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  30. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (EU)

Bei diesem europaweiten Verfahren wendet sich der öffentliche Auftraggeber direkt an Bewerber seiner Wahl, um über die Auftragsvergabe zu verhandeln. Es erfolgt keine öffentliche Bekanntmachung der Vergabe. Die Öffentliche Stelle verhandelt mit den Bewerbern über die Vergabe von Aufträgen für Leistungen, die im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit oder im Wettbewerb mit freiberuflich Tätigen erbracht werden.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten, die Bedarfsbegründung und bei EU-Verfahren, ob eine Vorinformation bereits veröffentlicht wurde. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option JA in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie in diesem Formular die Option für Soziale und andere besondere Dienstleistungen gem. § 64 VgV auswählen, um Ihre Vergabe mit dem dafür vorgesehenen Formular an die EU zu veröffentlichen. In diesem Fall greift ein gesonderter Schwellenwert zur Ermittlung der vorgeschlagenen Verfahrensart und das dazugehörende Formular wird automatisch befüllt.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl über Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach § 14 EU VgV nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen von AI VERGABEMANAGER

    • ein Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV vorgeschlagen. Übernehmen Sie den Vorschlag.

    Sollten Sie vom Verfahrensvorschlag abweichen, müssen Sie eine Begründung für den Vergabevermerk erfassen.

  6. Terminplanung Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die Termine Ihrer Vergabe fest. Sie können die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Termin- und Fristenmanager.

  7. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 35 Abs. 1 EU VgV (EU) In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  8. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  9. Bewerberauswahl In diesem Funktionsdialog erfolgt eine Vorauswahl der möglichen Bewerber aus der Liste aller Firmendaten. Falls der gewünschte Bewerber noch nicht in der Liste enthalten ist, kann er an dieser Stelle erfasst werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Bieterauswahl in beschränkten Verfahren beschrieben.

  10. Begründung der Anzahl der gewählten Firmen In diesem kurzen Formular wird Ihnen die Bewerberliste angezeigt und Sie müssen die Anzahl der ausgewählten Firmen begründen. Falls Sie Änderungen vornehmen wollen, können Sie von hier aus direkt zur Teilnehmerauswahl zurückspringen.

  11. Anschreiben an die Bewerber Der untere Bereich dieses Funktionsdialoges ist identisch mit dem Dialog der Veröffentlichung in einer öffentlichen Ausschreibung. Im oberen Teil des Fensters wird anstatt der Liste der Internet-Plattformen, die Liste der ausgewählten Teilnehmer angezeigt. Für jeden Bewerber ist der gewählte Kommunikationsweg (Post oder Vergabeplattform) voreingestellt. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Veröffentlichen wird für jeden Via Post-Bewerber das Fenster zum Ausdrucken der Vergabeunterlagen aufgerufen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen der Vergabeunterlagen finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  12. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  13. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  14. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  15. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  16. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Die Ergebnisse der rechnerischen Prüfung werden Ihnen in diesem Formular in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Bei Bedarf kann der Preisspiegel als externe Datei hinzugefügt werden.

  17. Angebotsprüfung – Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  18. Revisionsstand vor den Verhandlungsrunden erzeugen Die Eignungsprüfung sowie weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  19. Beginn einer Verhandlungsrunde Erfassen Sie an dieser Stelle die einzelnen Verhandlungsrunden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie bei Verhandlungsrunden.

  20. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  21. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  22. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Prüfung der Angebote und Wertungsmatrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich

  23. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  24. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB Im EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf im EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  25. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  26. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  27. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  28. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 62 VgV Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung im EU-Verfahren nach § 62 VgV. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  29. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  30. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaum auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU)

Nach einer öffentlichen Bekanntmachung der Vergabe verhandelt der Auftraggeber mit den Bewerbern über die Auftragsvergabe.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten, die Bedarfsbegründung und bei EU-Verfahren, ob eine Vorinformation bereits veröffentlicht wurde. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option JA in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie in diesem Formular die Option für Soziale und andere besondere Dienstleistungen gem. § 64 VgV auswählen, um Ihre Vergabe mit dem dafür vorgesehenen Formular an die EU zu veröffentlichen. In diesem Fall greift ein gesonderter Schwellenwert zur Ermittlung der vorgeschlagenen Verfahrensart und das dazugehörende Formular wird automatisch befüllt.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl unter oder über Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach § 14 EU VgV nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen von AI VERGABEMANAGER

    • ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV vorgeschlagen. Übernehmen Sie den Vorschlag.

    Sollten Sie vom Verfahrensvorschlag abweichen, müssen Sie eine Begründung für den Vergabevermerk erfassen.

  6. Daten für den Teilnahmewettbewerb Dieses Formular enthält eine Pflicht-Schaltfläche Terminplanung Teilnahmewettbewerb, zu erkennen an der roten . Damit wird der Funktionsdialog des Termin- und Fristenmanagers aufgerufen. Legen Sie hier die Frist für die Einsendung der Teilnahmeanträge fest. Die Funktionen des Terminmanagers sind bei Termin- und Fristenmanager ausführlich beschrieben. Beenden Sie den Zwischenschritt mit der Schaltfläche Weiter. Sie kehren zurück zum Ausgangsformular. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, den Teilnahmewettbewerbsunterlagen zusätzliche Dokumente hinzuzufügen. Nähere Informationen zu Dateieinfügefeldern gibt es bei Formulare. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  7. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, die für die Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Öffnung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  8. Auftragsbekanntmachung EU Das umfangreiche Bekanntmachungsformular enthält Angaben über den öffentlichen Auftraggeber, den Auftragsgegenstand, rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen, das Verfahren usw. Die meisten Felder sind bereits vorbelegt. Sie können die Angaben im Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck am linken Ende der Formularsteuerungsleiste vorher überprüfen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 sind in den EU-Formularen die SIMAP-Bekanntmachungsschemata der Version 2.0.9. enthalten. Darin ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der AI VERGABEPLATTFORM bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in dem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahme-wettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

  9. Bekanntmachung abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  10. Zusammenstellen der Teilnahmewettbewerbsunterlagen Sie können die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb vor der Veröffentlichung überprüfen und bei Bedarf weitere Dokumente hinzufügen. Im Gegensatz zu den Vergabeunterlagen können Sie die Ausschreibung auch mit leeren Teilnahmewettbewerbsunterlagen veröffentlichen. In diesem Fall enthält die aktuelle Version keine Datei-Einträge und beim Beenden des Schrittes müssen Sie eine diesbezügliche Warnmeldung bestätigen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.

  11. Bekanntmachung veröffentlichen In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, insbesondere auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung und Ihre Teilnahmewettbewerbs-unterlagen im Internet an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

    • Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle)

    • AI VERGABEPLATTFORM

    • E-Vergabe-Plattform des Bundes

    Vor dem Veröffentlichen auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 40 EU VgV die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  12. Teilnahmewettbewerbsunterlagen ausdrucken und versenden Nach der Bekanntmachung eines Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb stehen die Unterlagen den potentiellen Bewerbern auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung. Sie können diese Unterlagen bei Bedarf auch ausdrucken und interessierten Firmen auf dem Postweg zusenden. Starten Sie den Schritt manuell mit einem Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang. Weitere Informationen zu dieser Funktion sind bei Versenden der Teilnahmewettbewerbsunterlagen enthalten. Die Aufgabe ist mit Ablauf der Bewerbungsfrist des Teilnahmewettbewerbs beendet. Wenn Sie den Schritt vorher mit Weiter abschließen wollen, wird eine Warnmeldung angezeigt, die Sie bestätigen müssen.

  13. Öffnen der Teilnahmeanträge Sobald die Einsendefrist der Teilnahmeanträge abgelaufen ist, können Sie diesen manuellen Schritt durch Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Teilnahmeanträge von der AI VERGABEPLATTFORM werden bereits angezeigt, müssen aber noch entschlüsselt und anschließend geprüft werden. Auf dem Postweg eingegangene Anträge müssen Sie nun hier erfassen und einer ersten formalen Prüfung unterziehen. Weitere Erläuterungen zu dieser Funktion finden Sie bei Erfassen der Teilnahmeanträge.

  14. Prüfung der Teilnahmeanträge Um den Teilnehmerkreis einzuschränken und die Prüfung der Teilnahmeanträge zu dokumentieren, werden die jeweiligen Bewerber nun bezüglich ihrer Eignung auf die Merkmale Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit geprüft. Bei Formale Prüfung finden Sie eine Übersicht des Funktionsablaufs. Die Prüfungsergebnisse werden in der letzten Zeile Zulassung angezeigt. Die hier ausgeschlossenen Teilnehmer werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

  15. Information über die Ablehnung der Bewerbung An dieser Stelle wird für die abgelehnten Bewerber ein Absageschreiben erstellt. Eine genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  16. Leistungsverzeichnis überarbeiten Hier können Sie – wenn erforderlich – vor dem Versenden der Vergabeunterlagen im Leistungsverzeichnis noch Änderungen vornehmen.

  17. Begründung der Anzahl der ausgewählten Firmen In diesem kurzen Formular dokumentieren Sie die Auswahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Teilnehmer.

  18. Terminplanung Vergabe Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die weiteren Termine Ihrer Vergabe, insbesondere die Angebotsfrist fest. Sie können hier die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Termin- und Fristenmanager.

  19. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 35 Abs. 1 EU VgV (EU). In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare.

  20. Übermittlung der Vergabeunterlagen Vor der Veröffentlichung können Sie die Vergabeunterlagen über die Schaltfläche Erstellen im Funktionsdialog der Veröffentlichung überprüfen. Weitere Informationen bezüglich der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen entnehmen Sie den Erläuterungen bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen. Damit die Vergabeunterlagen auch in elektronischer Form auf der Vergabeplattform bereitstehen, klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Unterlagen übermitteln. Die Versionsnummer erscheint oben rechts in der Spalte Vergabeunterlagen.

  21. Vergabeunterlagen für ausgewählte Teilnehmer ausdrucken An dieser Stelle können Sie die Vergabeunterlagen den ausgewählten Bewerbern auf dem Postweg zusenden. Bei elektronisch verschickten Vergabeunterlagen wird die Information Versand über Veröffentlichungsdialog angezeigt, d. h. die Unterlagen stehen auf der Plattform zum Download bereit. Für den Postversand der Angebotsaufforderung klicken Sie auf Versenden für jeden Bewerber, bei dem als Versandart Via Papier ausgewählt ist. In dem anschließenden Dialog können Sie die Dokumente einzeln auswählen und drucken. Beenden Sie den Druckdialog mit Schließen. Wenn Sie diesen Schritt vor dem Erreichen der Angebotsfrist über die Schaltfläche Weiter abschließen wollen, müssen Sie eine Warnmeldung beantworten.

  22. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  23. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  24. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  25. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  26. Niederschrift über die rechnerisch geprüften Angebotssummen Die Ergebnisse der rechnerischen Prüfung werden Ihnen in diesem Formular in einer übersichtlichen Tabelle angezeigt. Bei Bedarf kann der Preisspiegel als externe Datei hinzugefügt werden.

  27. Angebotsprüfung – Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  28. Revisionsstand vor den Verhandlungsrunden erzeugen Die Eignungsprüfung sowie weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  29. Beginn einer Verhandlungsrunde Erfassen Sie an dieser Stelle die einzelnen Verhandlungsrunden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie bei Verhandlungsrunden.

  30. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  31. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  32. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Prüfung der Angebote und Wertungs-Matrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.

  33. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  34. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB Im EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf im EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  35. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  36. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  37. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  38. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 62 VgV Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung im EU-Verfahren nach § 62 VgV. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  39. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  40. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaum auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Nichtoffenes Verfahren (EU) nach Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb oder Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU) nach Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb

In diesem EU-weiten Verfahren wird statt der Auftragsbekanntmachung eine Aufforderung zur Interessensbestätigung an die Unternehmen versendet, die ihr Interesse in einem vorherigen Aufruf zum Wettbewerb bekundet hatten. Anstelle des Teilnahmewettbewerbs tritt eine Phase, in welcher die aufgeforderten Unternehmen ihr Interesse bestätigen sollen. Diese werden in einem späteren Schritt zur Angebotsabgabe aufgefordert.

  1. Daten des Beschaffungsvorgangs In diesem ersten Formular erfassen Sie wichtige Stammdaten für Ihre Vergabe, z. B. die Gesamtmenge, den Umfang sowie den Ort der Leistung, Finanzierungsdaten, die Bedarfsbegründung und bei EU-Verfahren, ob eine Vorinformation bereits veröffentlicht wurde. Hier können Sie der Vergabe eine oder mehrere CPV-Code-Nummern zuordnen und Sie treffen die Entscheidung über eine eventuelle Losaufteilung und den Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Das Formular enthält auch ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie weitere Dokumente anhängen können. Weitere Erläuterungen zu den Formularfeldern finden Sie bei Formulare.

  2. Leistungsverzeichnis In diesem komplexen Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

  3. Kostenschätzung und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung und die Art der Leistung. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Dieser Schätzwert kommt dabei aus den einzelnen Positionen des Leistungsverzeichnisses. Sie können den Schätzwert auch unabhängig von den Positionen des LV, in einem gesonderten Feld erfassen. Aktivieren Sie dafür die Option Ja in dem Ja-/Nein-Feld unterhalb der angezeigten Schätzpreise. Es erscheinen drei weitere Pflichtfelder im Formular. Erfassen Sie hier die Netto- und Bruttosumme und eine Begründung für den Vergabevermerk. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie in diesem Formular die Option für Soziale und andere besondere Dienstleistungen gem. § 64 VgV auswählen, um Ihre Vergabe mit dem dafür vorgesehenen Formular an die EU zu veröffentlichen. In diesem Fall greift ein gesonderter Schwellenwert zur Ermittlung der vorgeschlagenen Verfahrensart und das dazugehörende Formular wird automatisch befüllt.

  4. Voraussetzungen Verfahrenswahl über Schwellenwert In diesem umfangreichen Formular prüfen Sie die Ausnahmetatbestände für die Verfahrenswahl nach oder § 14 EU VgV nach drei Arten von Kriterien:

    • Leistungsbezogene Auswahlkriterien

    • Marktbezogene Auswahlkriterien

    • Verfahrensbezogene Auswahlkriterien

    Eventuell müssen Sie Begründungen für Ihre Auswahl erfassen.

  5. Wahl der Verfahrensart An dieser Stelle im Prozess treffen Sie die endgültige Entscheidung über den Ablauf Ihrer Vergabe. Anhand Ihrer bisherigen Eingaben, wird Ihnen vom AI VERGABEMANAGER eventuell ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren) nach § 14 EU VgV vorgeschlagen. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 ist die freie Auswahl der Verfahrensart über dem Schwellenwert gewährleistet. Dadurch muss zum Beispiel nicht mehr begründet werden, wenn statt eines Offenen Verfahrens ein Nichtoffenes Verfahren ausgewählt wird. Wenn Sie eine dieser beiden Verfahrensarten auswählen

    • Nichtoffenes Verfahren (EU-Verfahren)

    • Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren)

    wird ein zusätzliches Optionsfeld Soll die Auftragsbekanntmachung entfallen? angezeigt. Aktivieren Sie hier die Option Ja, um zu bestätigen, dass Sie bereits eine Vorinformation als Aufruf zum Wettbewerb gemäß § 38 Abs. 4 VgV durchgeführt haben. Damit verzichten Sie auf eine Auftragsbekanntmachung und fordern stattdessen die bisherigen Interessenten zur Bestätigung ihres Interesses auf. Die Auswahl der Option Ja in diesem Feld bewirkt, dass die Liste der Verfahrensarten deaktiviert wird. Sie müssen hier die Option Nein wählen, wenn Sie die Verfahrensart nachträglich verändern wollen.

  6. Daten für den Teilnahmewettbewerb Die Aufforderung zur Interessensbestätigung an die bisherigen Bewerber wird im Verfahren als vorgeschalteter Aufruf zum Teilnahmewettbewerb in Kombination mit der Auswahl der Interessenten abgebildet. Dieses Formular enthält eine Pflicht-Schaltfläche Terminplanung Teilnahmewettbewerb, zu erkennen an der roten . Damit wird der Funktionsdialog des Termin- und Fristenmanagers aufgerufen. Legen Sie hier die Frist für die Einsendung der Interessensbestätigung fest. Die Funktionen des Terminmanagers sind im Kapitel Termin- und Fristenmanager ausführlich beschrieben. Beenden Sie den Zwischenschritt mit der Schaltfläche Weiter. Sie kehren zurück zum Ausgangsformular. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit zusätzliche Dokumente hinzuzufügen. Nähere Informationen zu Dateieinfügefeldern gibt es bei Formulare. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  7. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, die für die Prüfung der Interessensbestätigungen bzw. der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Öffnung der Interessensbestätigungen bzw. der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  8. Teilnehmer auswählen In diesem Funktionsdialog erfolgt die Auswahl der bisherigen Interessenten aus der Liste aller Firmendaten. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Bieterauswahl in beschränkten Verfahren beschrieben.

  9. Aufforderung zur Interessensbestätigung In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art, den Umfang und die Anforderungsfristen der Leistung, sowie die Sprache in der die Interessensbestätigungen abgegeben werden können. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit weitere technische Anforderungen, Sicherheiten bzw. Unterlagen und Nachweise anzugeben, die von den Interessenten erfüllt bzw. vorgelegt werden müssen.

  10. Teilnahmewettbewerbsunterlagen zusammenstellen Sie können hier die Unterlagen für die Interessensbestätigung vor der Veröffentlichung überprüfen und bei Bedarf weitere Dokumente hinzufügen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.

  11. Absendung der Aufforderung zur Interessensbestätigung Der untere Bereich dieses Funktionsdialoges ist identisch mit dem Dialog der Veröffentlichung in einer öffentlichen Ausschreibung. Im oberen Teil des Fensters wird anstatt der Liste der Internet-Plattformen, die Liste der ausgewählten Interessenten angezeigt. Für jeden Interessenten ist der gewählte Kommunikationsweg (Post oder Vergabeplattform) voreingestellt. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Veröffentlichen wird für jeden VIA POST-Interessenten das Fenster zum Ausdrucken der Unterlagen mit einem personalisierten Anschreiben aufgerufen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen der Vergabeunterlagen finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  12. Öffnen der Teilnahmeanträge Sobald die Einsendefrist der Interessensbestätigungen abgelaufen ist, können Sie diesen manuellen Schritt durch Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Interessensbestätigungen von der AI VERGABEPLATTFORM werden bereits angezeigt, müssen aber noch entschlüsselt und anschließend geprüft werden. Auf dem Postweg eingegangene Anträge müssen Sie nun hier erfassen und einer ersten formalen Prüfung unterziehen. Weitere Erläuterungen zu dieser Funktion finden Sie Erfassen der Teilnahmeanträge.

  13. Prüfung der Teilnahmeanträge Um den Teilnehmerkreis einzuschränken und die Prüfung der Interessensbestätigungen zu dokumentieren, werden die jeweiligen Interessenten nun bezüglich ihrer Eignung auf die Merkmale Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit geprüft. Bei Formale Prüfung finden Sie eine Übersicht des Funktionsablaufs. Die Prüfungsergebnisse werden in der letzten Zeile Zulassung angezeigt. Die hier ausgeschlossenen Interessenten werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

  14. Information über die Ablehnung der Bewerbung An dieser Stelle wird für die abgelehnten Interessenten ein Absageschreiben erstellt. Eine genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  15. Leistungsverzeichnis überarbeiten Hier können Sie – wenn erforderlich – vor dem Versenden der Vergabeunterlagen im Leistungsverzeichnis noch Änderungen vornehmen.

  16. Begründung der Anzahl der ausgewählten Firmen In diesem kurzen Formular dokumentieren Sie die Auswahl der zur Angebotsabgabe zugelassenen Teilnehmer.

  17. Terminplanung Vergabe Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die weiteren Termine Ihrer Vergabe, insbesondere die Angebotsfrist fest. Sie können hier die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Termin- und Fristenmanager.

  18. Aufforderung zur Angebotsabgabe nach § 35 Abs. 1 EU VgV (EU). In diesem Formular erfassen Sie – falls noch nicht geschehen – die Art und den Umfang der Leistung sowie den Ort der Leistung und können der Vergabe weitere CPV-Codes zuordnen. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit hier erläutern. Für Vergaben mit Losaufteilung legen Sie fest, ob die Angebotsabgabe für eines, mehrere oder alle Lose erfolgen soll. Am Formularende befindet sich ein Datei-Einfügefeld mit dessen Hilfe Sie externe Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen können. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare.

  19. Übermittlung der Vergabeunterlagen Bevor Sie die Vergabeunterlagen an die verbliebenen Interessenten versenden, können Sie die Unterlagen über die Schaltfläche Erstellen im noch einmal überprüfen. Weitere Informationen bezüglich der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen entnehmen Sie den Erläuterungen bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen. Damit die Vergabeunterlagen auch in elektronischer Form auf der Vergabeplattform bereitstehen, klicken Sie anschließend im Funktionsdialog der Veröffentlichung auf die Schaltfläche Unterlagen übermitteln. Für jeden VIA POST-Interessenten wird das Fenster zum Ausdrucken der Unterlagen mit einem personalisierten Anschreiben aufgerufen. Weitere Informationen zum Veröffentlichen der Vergabeunterlagen finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  20. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung.

  21. Niederschrift Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  22. Revisionsstand der Niederschrift erzeugen Die Niederschrift bzw. weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  23. Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse In diesem Funktionsdialog können Sie die Leistungsverzeichnisse der Papierangebote nacherfassen. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung.

  24. Angebotsprüfung - Formale Prüfung und Eignungsprüfung Dieser Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung. Zusätzlich werden hier auch die Kriterien der Eignungsprüfung der Bieter in persönlicher und sachlicher Hinsicht dokumentiert.

  25. Revisionsstand vor den Verhandlungsrunden erzeugen Die Eignungsprüfung sowie weitere wichtige Dokumente der Vergabe müssen im Verhandlungsverfahren an dieser Stelle als Revisionsstand mit einem eindeutigen Zeitstempel gespeichert werden. Zusätzlich können Sie diese Formulare auch exportieren bzw. ausdrucken.

  26. Beginn einer Verhandlungsrunde Erfassen Sie an dieser Stelle die einzelnen Verhandlungsrunden. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie bei Verhandlungsrunden.

  27. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  28. Vergabevorschlag Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  29. Formular zum Vergabevorschlag Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Formular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Erfassen Sie das Datum und eine Interne Begründung des Zuschlags. Im Feld Vermerk zum Vergabevorschlag können Sie eine externe Datei hinzufügen. Über zwei weitere Schaltflächen Prüfung der Angebote und Wertungs-Matrix können Sie die entsprechenden Funktionsdialoge aufrufen. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich.

  30. Vergabevorschlag abzeichnen Das Formular zum Vergabevorschlag wird nun abgezeichnet, d. h. dieser Schritt wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  31. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB Im EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf im EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  32. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  33. Versenden der Zuschlagserteilung In diesem Schritt müssen Sie das Zuschlagsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und muss an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  34. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  35. Bieterbenachrichtigung Angebotsablehnung nach § 62 VgV Die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung im EU-Verfahren nach § 62 VgV. Auch hier haben Sie die Möglichkeit, jedem Bieter, der dies angefordert hat, eine individuelle Absage zukommen zu lassen. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  36. Formulare ausdrucken Dieser letzte Schritt eines Verfahrens enthält die Möglichkeit, wichtige Formulare wie Vergabevermerk, Niederschrift oder Vergabevorschlag auszudrucken, zu exportieren oder über die Schaltfläche Revisionsstand speichern den aktuellen Stand mit Zeitstempel für eventuelle Nachprüfungen zu dokumentieren. Klicken Sie anschließend auf Weiter, um den Workflow zu beenden.

  37. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.