Abzeichnung¶
Um die in Verwaltungen übliche Arbeitsteilung und Hierarchisierung von Arbeitsabläufen nachzubilden, gibt es im AI VERGABEMANAGER sogenannte Abzeichnungsschritte.
Wenn als nächster Schritt eine Abzeichnung ansteht, wird der Bearbeiter der vorangehenden Aufgabe darüber informiert, welche Abzeichnungsschritte anstehen und von wem sie durchgeführt werden sollen.
Klicken Sie auf Nein, um die Weitergabe des Vorgangs an den Abzeichner abzubrechen.
Mit Ja wird die Aufgabe in den Aufgabeneingang des Vorgesetzten oder anderer festgelegter Benutzer zur Genehmigung gestellt und erscheint da mit einem zusätzlichen Vermerk über die Abzeichnung.
Der Abzeichner öffnet die Aufgabe mit einem Doppelklick. Er kann in der Regel keine Änderungen vornehmen, er kann das Formular nur lesen. Falls Änderungen notwendig sind, sendet der Abzeichner mit der Schaltfläche Ablehnen das Formular an den Bearbeiter zurück. Dabei öffnet sich automatisch ein Bemerkungsfeld, in dem eine Begründung angegeben werden muss.
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Es kann auch während der Abzeichnung eine Bemerkung erfasst werden. Diese Information wird gespeichert, ohne dass sie dem Bearbeiter mitgeteilt wird. Der Abzeichner setzt dazu ein Häkchen bei Bemerkung hinzufügen.
Wenn die Daten im Formular korrekt sind, wird über die Schaltfläche Abzeichen die Aufgabe aus dem Aufgabeneingang entfernt. Der Abzeichner erhält noch die Information, was die nächste Aufgabe im Workflow ist und welcher Mitarbeiter sie bearbeitet.
Wird eine Aktivität mit mehreren Abzeichnungsstufen zurückgewiesen, erhalten alle bisherigen Abzeichner eine Nachricht mit der Begründung des Zurückweisenden.
Paralleles Abzeichnen¶
Info
Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn das Kundenmodell Ihres AI VERGABEMANAGER entsprechend angepasst wurde.
Wenn gewünscht, besteht die Möglichkeit die Abzeichnungsschritte parallel durchzuführen. In diesem Fall müssen jedoch alle Benutzer abzeichnen.
Anders als im Standard, müssen in diesem Fall die Formulare und Workflowschritte nicht mehr von den Abzeichnern nacheinander abgezeichnet werden. Alle Abzeichner erhalten das Formular zur gleichen Zeit in ihren Aufgabeneingang. Führt ein Abzeichner die Abzeichnung durch, so verschwindet die Aufgabe nicht bei den anderen Abzeichnern, d.h. sie alle können gleichzeitig daran arbeiten. Erst wenn der Schritt von allen Verantwortlichen abgezeichnet wurde, kann das Verfahren fortgeführt werden. Hierdurch wird der Arbeitsablauf entscheidend verkürzt, weil die Wartezeit des einen Abzeichners auf den anderen entfällt.
Lehnt ein Abzeichner die Abzeichnung ab, wird die Aktivität an den Sachbearbeiter zurückgegeben, der die Aufgabe zur Abzeichnung weitergeleitet hat.
Signieren von PDF-Dokumenten¶
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Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn das Kundenmodell Ihres AI VERGABEMANAGER entsprechend angepasst wurde.
Zusätzlich zur digitalen Unterschrift im Zuge einer Abzeichnung besteht im AI VERGABEMANAGER die Möglichkeit, auch Druckvorlagen, wie z. B. das Zuschlagsschreiben, elektronisch zu unterschreiben und diese Signatur anschließend zu prüfen.
Die Signierung kann auch getrennt vom Versand eines solchen Schreibens erfolgen, d. h. die in einem früheren Workflowschritt signierte Druckvorlage wird als Anhang einer Nachricht an den Bieter versendet. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Nachrichtenübersicht.