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Verfahren nach VOB/A

Öffentliche Aufträge für Bauleistungen werden im Wettbewerb und ohne Diskriminierung an fachkundige, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen vergeben.

Öffentliche Ausschreibung (national) oder Offenes Verfahren (EU)

Die öffentlichen Auftraggeber sind vorrangig zur öffentlichen Ausschreibung bzw. dem offenen Verfahren verpflichtet, da es den größten Wettbewerb bietet. In diesem Verfahren wird nach einer öffentlichen Bekanntmachung ein unbeschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Die folgenden Vergabearten gehören in diese Kategorie:

Öffentliche Ausschreibung (national)

Offenes Verfahren (EU-Verfahren)

  1. Erfassung der Ausschreibung In dem ersten Workflow-Schritt erfassen Sie die Eckpunkte der neuen Vergabe, z. B. eine Beschreibung der Maßnahme, den Schätzwert brutto oder netto, ob Lose zugelassen sind oder die Ausführungsfristen. Das Tabellenfeld Zuschlagskriterien ist mit dem Preis vorbelegt. Sie können hier noch weitere Kriterien aus einer Liste hinzufügen. Lesen Sie dazu die Beschreibung der Tabellenfelder bei Formulare und Funktionsdialoge. In dem Optionsfeld [Vergabeart** wählen Sie die Art der Vergabe, zusätzlich die Art des Bauauftrags und ob laut § 12 a Abs. 1 VOB/A eine Vorinformation veröffentlicht wurde.

  2. Kostenermittlung (ohne 80/20 Regel) und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung, die Art der Finanzierung und die Haushaltsstelle. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Sie können dem Formular im Feld Haushaltsvorlage/Kostenkontroll-Blatt eine externe Datei hinzufügen.

  3. Bestätigung für die Wahl eines nationalen bzw. EU-Verfahrens Je nachdem, ob der Auftragswert Ihrer Vergabe über oder unter dem Schwellenwert für die EU-Vergaben liegt, müssen Sie die Verfahrenswahl in diesem Schritt eventuell begründen.

  4. Terminplanung Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die Termine Ihrer Vergabe fest. Sie können die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Terminmanager.

  5. Aufforderung zur Angebotsabgabe (211 bzw. 211EU) Dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält eine Übersicht der Anlagen der Vergabe. Fügen Sie im Feld Leistungsverzeichnis als Anlage über die Schaltfläche mit dem Büroklammersymbol ein externes Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei hinzu. GAEB steht für G**emeinsamer **A**usschuss **E**lektronik im **B**auwesen*. Dieses Gremium hat sich zum Ziel gesetzt, eine standardisierte Sprache für alle am Bauwesen Beteiligten zu schaffen. Diese Datei wird mit einem externen Programm erstellt und mit der Datei-Endung **d83 bzw. **x83* importiert. Dabei kann sie automatisch validiert und gegebenenfalls eine Fehlermeldung ausgegeben werden. Die Ausschreibung kann auch mit einer nicht validen Datei fortgesetzt werden. Weitere Informationen zum Validieren von GAEB-Dateien finden Sie bei Benutzereinstellungen - Validierung von GAEB-Dateien. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie hier die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit erläutern. Über das Datei-Einfügefeld können Sie noch weitere Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare und Funktionsdialoge. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  6. Besondere Vertragsbedingungen (214) Auch dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält z. B. die Angaben zu den Ausführungsfristen (§ 5 VOB/B), Vertragsstrafen (§ 11 VOB/B), Rechnungen (§ 14 VOB/B) und Sicherheitsleistungen (§ 17 VOB/B).

  7. Mindestanforderungen an Nebenangebote (226) Wenn Sie Nebenangebote zugelassen haben, müssen Sie in diesem Formular die technischen bzw. eventuell weitere Mindestanforderungen für Nebenangebote erfassen.

  8. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. Aufträge relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  9. Überprüfen der Vergabeunterlagen In dieser Übersicht sind Schaltflächen für die Ansicht des Formularinhalts aus Schritt 5 bis 7 enthalten, sowie die Möglichkeit das Leistungsverzeichnis als Word-Datei hinzuzufügen.

  10. Überprüfen der Vergabeunterlagen abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  11. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Hier können Sie Ihre Vergabeunterlagen ansehen, signieren oder weitere Dateien hinzufügen. Die genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Vergabeunterlagen.

  12. Auftragsbekanntmachung national bzw. EU In diesem umfangreichen Formular sind im Abschnitt Öffentlicher Auftraggeber die Angaben zum Auftraggeber größtenteils ausgefüllt. Erfassen Sie im Bereich Auftragsgegenstand den NUTS-Code (N**omenclature des **u**nités **t**erritoriales **s**tatistiques*), eine europaweit gültige Systematik der Gebietseinheiten für die Statistik, den CPV-Code des Hauptgegenstandes und eventuelle Kosten für die Vergabeunterlagen. Im Zuge der Anpassung an die **EU-Richtlinie 2014 sind in den EU-Formularen die SIMAP-Bekanntmachungsschemata der Version 2.0.9. enthalten. Darin ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der **AI VERGABEPLATTFORM* bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in welchem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahme-wettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

  13. Formulare ausdrucken An dieser Stelle im Prozessablauf, vor der Veröffentlichung, haben Sie die Möglichkeit Ihre Vergabeunterlagen für Dokumentationszwecke auszudrucken, zu exportieren oder einen Revisionsstand zu speichern.

  14. Bekanntmachung veröffentlichen In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bei EU-Verfahren vor allem auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung im Internet an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

    • Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle): für EU-Vergaben

    • AI VERGABEPLATTFORM: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    • E-Vergabe-Plattform des Bundes: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    Vor dem Veröffentlichen einer EU-Vergabe auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 12 EU Abs. 3 Nr. 5 VOB die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  15. Vergabevermerk – Firmenliste Offenes Verfahren / Öffentliche Ausschreibung (311) Anschließend wird das Formular 311-Vergabevermerk Firmenliste aufgerufen, in dem Sie z. B die zulässige Frist zwischen der Anforderung und dem Versand der Vergabeunterlagen angeben können.

  16. Submission Die Submission ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Submission können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste Formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsprüfung. Erfassen Sie hier zusätzlich die Anzahl der Bietervertreter, die der Submission beiwohnen.

  17. Niederschrift über die Öffnung der Angebote (313) Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Zusätzlich vermerken Sie, ob die Niederschrift verlesen wurde, eventuelle Einwendungen und die Uhrzeit bei der die Verhandlung geschlossen wurde. Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  18. Rechnerische Prüfung In diesem Funktionsdialog erfassen Sie die rechnerisch geprüften Summen der Angebote. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung. Am Ende dieses Schrittes steht die Auflistung der Angebote in einem weiteren Formblatt. Fügen Sie hier den Preisspiegel als externe Datei hinzu.

  19. Wertungsstufe 1 und 2: Formale Prüfung und Eignungsfeststellung Dieser manuelle Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Zusätzlich werden die Angebote in den Registern Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Hinblick auf ihre Eignung überprüft. In dieser Prüfung sind fast ausschließlich zwingende Ausschlusskriterien (gekennzeichnet durch das Z-Symbol) enthalten, d. h. bei Nichterfüllung kann das Angebot für die Wertung nicht mehr zugelassen werden. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung.

  20. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die dritte Wertungsstufe. Nachdem Sie sich durch den Preisvergleich vergewissert haben, wer der günstigste Anbieter ist, klicken Sie auf WEITER. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Preisvergleich enthalten.

  21. Wertungsstufe 3: Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  22. Nebenangebote erfassen und prüfen Falls Sie Nebenangebote zugelassen haben, können Sie diese nun nacherfassen. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung bei Nebenangebote zu einem Hauptangebot (externes leistungsverzeichnis). Danach erfolgt noch die Prüfung der Nebenangebote im Schritt Rechnerische Prüfung der Nebenangebote (externes LV).

  23. Nebenangebote kombinieren Falls Nebenangebote vorhanden sind, haben Sie in diesem Workflowschritt die Möglichkeit, ein Hauptangebot mit einem oder mehreren seiner Nebenangebote zu kombinieren. Alle auf diese Weise erstellten Kombinierten Angebote gelten als eigenständige Angebote und kommen in die Wertung. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Nebenangebote kombinieren (externes LV) enthalten.

  24. Erfassung der finalen Wertungssumme Um die Chancen eines Bieters bei der Zuschlagserteilung zu erhöhen kann in diesem Workflowschritt ein Nebenangebot vom Typ Preisnachlass mit Bedingung mit dem dazugehörenden Hauptangebot bzw. den vorhandenen Kombinierten Angeboten verrechnet werden. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung bei Finale Wertungssumme (externes LV).

  25. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  26. Vergabevermerk – Wertungsübersicht (321) Dieses reine Anzeigeformular enthält Angaben für den Vergabevermerk bezüglich der Liste der beteiligten Firmen, der Prüfungsergebnisse und der Ausschlüsse. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  27. Festlegung des Vergabevorschlags Festlegung des Vergabevorschlags Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  28. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag (331) Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Anzeigeformular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  29. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB (334) bzw. nach § 19 VOB/A (332) im nationalen Verfahren Bei EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf bei EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  30. Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter (333) Anschließend wird der Bieter, der voraussichtlich den Zuschlag erhalten soll, benachrichtigt.

  31. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie Wertung der Angebote.

  32. Auftragsschreiben (338 und 339) In diesem Schritt müssen Sie das Auftragsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und können die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und kann an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  33. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  34. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Verfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb national oder EU

In diesem Verfahren wird der Kreis von Unternehmen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, durch einen vorherigen öffentlichen Teilnehmerwettbewerb beschränkt. Die folgenden Vergabearten gehören in diese Kategorie:

Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb (national)

Nichtoffenes Verfahren (EU-Verfahren) oder

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren)

  1. Erfassung der Ausschreibung In dem ersten Workflow-Schritt erfassen Sie die Eckpunkte der neuen Vergabe, z. B. eine Beschreibung der Maßnahme, den Schätzwert brutto oder netto, ob Lose zugelassen sind oder die Ausführungsfristen. Das Tabellenfeld Zuschlagskriterien ist mit dem Preis vorbelegt. Sie können hier noch weitere Kriterien aus einer Liste hinzufügen. Lesen Sie dazu die Beschreibung der Tabellenfelder bei Formulare und Funktionsdialoge. In dem Optionsfeld [Vergabeart** wählen Sie die Art der Vergabe, zusätzlich die Art des Bauauftrags und ob laut § 12 a Abs. 1 VOB/A eine Vorinformation veröffentlicht wurde.

  2. Kostenermittlung (ohne 80/20 Regel) und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung, die Art der Finanzierung und die Haushaltsstelle. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Sie können dem Formular im Feld Hausthaltsvorlage/Kostenkontroll-Blatt eine externe Datei hinzufügen.

  3. Bestätigung für die Wahl eines nationalen bzw. EU-Verfahrens Je nachdem, ob der Auftragswert Ihrer Vergabe über oder unter dem Schwellenwert für die EU-Vergaben liegt, müssen Sie die Verfahrenswahl in diesem Schritt eventuell begründen.

  4. Begründung Verfahrenswahl Für alle Verfahrensarten außer der Öffentlichen Ausschreibung und dem Offenen Verfahren müssen Sie an dieser Stelle im Prozess eine Begründung eingeben oder aus einer Liste (Mausklick auf Lupensymbol) wählen.

  5. Daten für den Teilnahmewettbewerb Dieses Formular enthält eine Pflicht-Schaltfläche Terminplanung Teilnahmewettbewerb, zu erkennen an der roten . Damit wird der Funktionsdialog des Termin- und Fristenmanagers aufgerufen. Legen Sie hier die Frist für die Einsendung der Teilnahmeanträge fest. Die Funktionen des Terminmanagers sind bei Terminmanager ausführlich beschrieben. Beenden Sie den Zwischenschritt mit der Schaltfläche Weiter. Sie kehren zurück zum Ausgangsformular. An dieser Stelle haben Sie auch die Möglichkeit, den Teilnahmewettbewerbsunterlagen zusätzliche Dokumente hinzuzufügen. Nähere Informationen zu Dateieinfügefeldern gibt es bei Formulare und Funktionsdialoge. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  6. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. Aufträge relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  7. Vergabebekanntmachung national bzw. EU Das umfangreiche Bekanntmachungsformular enthält Angaben über den öffentlichen Auftraggeber, den Auftragsgegenstand, rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen, das Verfahren usw. Die meisten Felder sind bereits vorbelegt. Erfassen Sie bei EU-Verfahren im Bereich Auftragsgegenstand den NUTS-Code (N**omenclature des **u**nités **t**erritoriales **s**tatistiques*), eine europaweit gültige Systematik der Gebietseinheiten für die Statistik und den/die CPV-Codes. Sie können die Angaben Ihrer Vergabe im PDF-Formular Bekanntmachung EU oder Bekanntmachung national über die Schaltfläche **Druckvorlagen und Formularausdruck am linken Ende der Formularsteuerungsleiste vor dem Ausdruck überprüfen und ein Word-Formular ausfüllen, ausdrucken und eventuell speichern. Im Zuge der Anpassung an die **EU-Richtlinie 2014* sind in den EU-Formularen die SIMAP-Bekanntmachungsschemata der Version 2.0.9. enthalten. Darin ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der AI VERGABEPLATTFORM bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in dem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahme-wettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

  8. Bekanntmachung abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  9. Zusammenstellen der Teilnahmewettbewerbsunterlagen Sie können die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb vor der Veröffentlichung überprüfen und bei Bedarf weitere Dokumente hinzufügen. Im Gegensatz zu den Vergabeunterlagen können Sie die Ausschreibung auch mit leeren Teilnahmewettbewerbsunterlagen veröffentlichen. In diesem Fall enthält die aktuelle Version keine Datei-Einträge und beim Beenden des Schrittes müssen Sie eine diesbezügliche Warnmeldung bestätigen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.

  10. Bekanntmachung veröffentlichen In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bei EU-Verfahren insbesondere auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung und Ihre Teilnahmewettbewerbsunterlagen im Internet an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

    • Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle): für EU-Vergaben

    • AI VERGABEPLATTFORM: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    • E-Vergabe-Plattform des Bundes: für nationale Vergaben und EU-Vergaben

    Vor dem Veröffentlichen einer EU-Vergabe auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 12 EU Abs. Nr. 5 VOB die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

  11. Teilnahmewettbewerbsunterlagen ausdrucken und versenden Nach der Bekanntmachung eines Verfahrens mit Teilnahmewettbewerb stehen die Unterlagen den potentiellen Bewerbern auf der Vergabeplattform zum Download zur Verfügung. Sie können diese Unterlagen bei Bedarf auch ausdrucken und interessierten Firmen auf dem Postweg zusenden. Starten Sie den Schritt manuell durch Anklicken des entsprechenden Links aus dem Bereich Aktionen. Weitere Informationen zu dieser Funktion sind bei Versenden der Teilnahmewettbewerbsunterlagen. Die Aufgabe sollte mit dem Ablauf der Bewerbungsfrist des Teilnahmewettbewerbs beendet werden. Wenn Sie den Schritt vorher mit Weiter abschließen wollen, erscheint eine Warnmeldung, die Sie bestätigen müssen.

  12. Öffnen der Teilnahmeanträge Sobald die Einsendefrist der Teilnahmeanträge abgelaufen ist, können Sie den nächsten manuellen Schritt durch Doppelklick aus Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Teilnahmeanträge von der AI VERGABEPLATTFORM werden bereits angezeigt, müssen aber noch entschlüsselt und anschließend geprüft werden. Auf dem Postweg eingegangene Anträge müssen Sie nun hier erfassen und einer ersten Formalen Prüfung unterziehen. Weitere Erläuterungen zu dieser Funktion finden Sie bei Erfassen der Teilnahmeanträge.

  13. Prüfung der Teilnahmeanträge Um den Teilnehmerkreis einzuschränken und die Prüfung der Teilnahmeanträge zu dokumentieren, werden die jeweiligen Bewerber nun bezüglich ihrer Eignung auf die Merkmale Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit geprüft. Bei Formale Prüfung finden Sie eine Übersicht des Funktionsablaufs. Die Prüfungsergebnisse werden in der letzten Spalte Zulassung angezeigt. Die hier ausgeschlossenen Teilnehmer werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.

  14. Terminplanung Vergabe Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die weiteren Termine Ihrer Vergabe, insbesondere die Angebotsfrist, fest. Sie können hier die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Terminmanager.

  15. Aufforderung zur Angebotsabgabe (211 bzw. 211EU) Dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält eine Übersicht der Anlagen der Vergabe. Fügen Sie im Feld Leistungsverzeichnis als Anlage über die Schaltfläche mit dem Büroklammersymbol ein externes Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei hinzu. GAEB steht für G**emeinsamer **A**usschuss **E**lektronik im **B**auwesen*. Dieses Gremium hat sich zum Ziel gesetzt, eine standardisierte Sprache für alle am Bauwesen Beteiligten zu schaffen. Diese Datei wird mit einem externen Programm erstellt und mit der Datei-Endung **d83 bzw. **x83* importiert. Dabei kann sie automatisch validiert und gegebenenfalls eine Fehlermeldung ausgegeben werden. Die Ausschreibung kann auch mit einer nicht validen Datei fortgesetzt werden. Weitere Informationen zum Validieren von GAEB-Dateien finden Sie bei Benutzereinstellungen - Validierung von GAEB-Dateien. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie hier die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit erläutern. Über das Datei-Einfügefeld können Sie noch weitere Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare.

  16. Besondere Vertragsbedingungen (214) Auch dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält z. B. die Angaben zu den Ausführungsfristen (§ 5 VOB/B), Vertragsstrafen (§ 11 VOB/B), Rechnungen (§ 14 VOB/B) und Sicherheitsleistungen (§ 17 VOB/B).

  17. Mindestanforderungen an Nebenangebote (226) Wenn Sie Nebenangebote zugelassen haben, müssen Sie in diesem Formular die technischen bzw. eventuell weitere Mindestanforderungen für Nebenangebote erfassen.

  18. Überprüfen Vergabeunterlagen1 In dieser Übersicht sind Schaltflächen für die Ansicht des Formularinhalts aus Schritt 14 bis 17 enthalten, sowie die Möglichkeit das Leistungsverzeichnis als Word-Datei hinzuzufügen.

  19. Überprüfen der Vergabeunterlagen abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  20. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Hier können Sie Ihre Vergabeunterlagen ansehen, signieren oder weitere Dateien hinzufügen. Die genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.

  21. Übermittlung der Vergabeunterlagen Damit die Vergabeunterlagen auch in elektronischer Form auf der Vergabeplattform bereitstehen, klicken Sie anschließend im Funktionsdialog der Veröffentlichung auf die Schaltfläche Unterlagen übermitteln. Die Versionsnummer erscheint oben rechts in der Spalte Vergabeunterlagen.

  22. Vergabeunterlagen für ausgewählte Teilnehmer ausdrucken Danach können Sie die Vergabeunterlagen den ausgewählten Bewerbern auf dem Postweg zusenden. Bei elektronisch verschickten Vergabeunterlagen wird die Information Versand über Veröffentlichungsdialog angezeigt, d. h. die Unterlagen stehen auf der Plattform zum Download bereit. Für den Postversand der Angebotsaufforderung klicken Sie auf Versenden für jeden Bewerber, bei dem als Versandart Via Papier ausgewählt ist. In dem anschließenden Dialog können Sie die Dokumente einzeln auswählen und drucken. Beenden Sie den Druckdialog mit Schließen. Wenn Sie diesen Schritt vor dem Erreichen der Angebotsfrist über die Schaltfläche Weiter abschließen wollen, müssen Sie eine Warnmeldung beantworten.

  23. Vergabevermerk – Firmenliste übrige Verfahren (312) Anschließend wird das Formular 312 Vergabevermerk – Firmenliste übrige Verfahren aufgerufen, in dem Sie z. B zulässige Fristen zur Anforderung und dem Versand der Vergabeunterlagen angeben können.

  24. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste Formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsöffnung. Erfassen Sie hier zusätzlich die Anzahl der Bietervertreter, die der Submission beiwohnen.

  25. Niederschrift über die Öffnung der Angebote (313) Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Zusätzlich vermerken Sie, ob die Niederschrift verlesen wurde, eventuelle Einwendungen und die Uhrzeit bei der die Verhandlung geschlossen wurde. Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken.

  26. Rechnerische Prüfung In diesem Funktionsdialog erfassen Sie die rechnerisch geprüften Summen der Angebote. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung. Am Ende dieses Schrittes steht die Auflistung der Angebote in einem weiteren Formblatt. Fügen Sie hier den Preisspiegel als externe Datei hinzu.

  27. Wertungsstufe 1 Formale Prüfung und Eignungsfeststellung Dieser manuelle Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Zusätzlich werden die Angebote in den Registern Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit im Hinblick auf ihre Eignung überprüft.

    In dieser Prüfung sind fast ausschließlich zwingende Ausschlusskriterien (gekennzeichnet durch das Z-Symbol) enthalten, d. h. bei Nichterfüllung kann das Angebot für die Wertung nicht mehr zugelassen werden. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung.

  28. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die dritte Wertungsstufe. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Preisvergleich enthalten.

  29. Wertungsstufe 2: Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  30. Nebenangebote erfassen und prüfen Falls Sie Nebenangebote zugelassen haben, können Sie diese nun nacherfassen. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung Nebenangebote zu einem Hauptangebot (externes leistungsverzeichnis). Danach erfolgt noch die Prüfung der Nebenangebote im Schritt .

  31. Nebenangebote kombinieren Falls Nebenangebote vorhanden sind, haben Sie in diesem Workflowschritt die Möglichkeit, ein Hauptangebot mit einem oder mehreren seiner Nebenangebote zu kombinieren. Alle auf diese Weise erstellten Kombinierten Angebote gelten als eigenständige Angebote und kommen in die Wertung. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Nebenangebote kombinieren (externes LV) enthalten.

  32. Erfassung der finalen Wertungssumme Um die Chancen eines Bieters bei der Zuschlagserteilung zu erhöhen kann in diesem Workflowschritt ein Nebenangebot vom Typ Preisnachlass mit Bedingung mit dem dazugehörenden Hauptangebot bzw. den vorhandenen Kombinierten Angeboten verrechnet werden.

  33. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  34. Vergabevermerk – Wertungsübersicht (321) Dieses reine Anzeigeformular enthält Angaben für den Vergabevermerk bezüglich der Liste der beteiligten Firmen, der Prüfungsergebnisse und der Ausschlüsse. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  35. Festlegung des Vergabevorschlags Festlegung des Vergabevorschlags Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  36. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag (331) Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Anzeigeformular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  37. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB (334) bzw. nach § 19 VOB/A (332) im nationalen Verfahren Bei EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf bei EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  38. Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter (333) Anschließend wird der Bieter, der voraussichtlich den Zuschlag erhalten soll, benachrichtigt.

  39. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  40. Auftragsschreiben (338 und 339) In diesem Schritt müssen Sie das Auftragsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und können die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und kann an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  41. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden.Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  42. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

In diesem Verfahren wird ein beschränkter Kreis von Unternehmen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert, ohne die Durchführung eines Teilnahmewettbewerbs. Die folgenden Vergabearten gehören in diese Kategorie:

Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb (national) nach § 3 Nr.1 Abs. 2 VOB/A i.V.m. § 3 Nr.3 VOB/A

Freihändige Vergabe (national) nach § 3 Nr.1 Abs. 3 VOB/A i.V.m. § 3 Nr.4 VOB/A

Verhandlungsverfahren ohne Öffentliche Vergabebekanntmachung (EU-Verfahren) nach § 3a Nr.1d VOB/A i.V.m. § 3a Nr.6 VOB/A

  1. Erfassung der Ausschreibung In dem ersten Workflow-Schritt erfassen Sie die Eckpunkte der neuen Vergabe, z. B. eine Beschreibung der Maßnahme, den Schätzwert brutto oder netto, ob Lose zugelassen sind oder die Ausführungsfristen. Das Tabellenfeld Zuschlagskriterien ist mit dem Preis vorbelegt. Sie können hier noch weitere Kriterien aus einer Liste hinzufügen. Lesen Sie dazu die Beschreibung der Tabellenfelder bei Formulare und Funktionsdialoge. In dem Optionsfeld Vergabeart wählen Sie die Art der Vergabe, zusätzlich die Art des Bauauftrags und ob laut § 12 a Abs. 1 VOB/A eine Vorinformation veröffentlicht wurde.

  2. Kostenermittlung (ohne 80/20 Regel) und Sicherstellung der Finanzierung Erfassen Sie in diesem kurzen Formular die Angaben für die Mittelprüfung, die Art der Finanzierung und die Haushaltsstelle. Der geschätzte Gesamtwert der Vergabe soll hier noch einmal bestätigt und dokumentiert werden. Sie können dem Formular im Feld Hausthaltsvorlage/kostenkontroll-Blatt eine externe Datei hinzufügen.

  3. Bestätigung für die Wahl eines nationalen bzw. EU-Verfahrens Je nachdem, ob der Auftragswert Ihrer Vergabe über oder unter dem Schwellenwert für die EU-Vergaben liegt, müssen Sie die Verfahrenswahl in diesem Schritt eventuell begründen.

  4. Terminplanung Legen Sie in diesem komplexen Funktionsdialog die Termine Ihrer Vergabe fest. Sie können die Termine mehrerer Vergaben vergleichen, einzelne oder alle Termine der aktuellen Vergabe nach Outlook exportieren sowie für sich oder andere Benutzer Terminerinnerungen anlegen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Terminmanager.

  5. Aufforderung zur Angebotsabgabe (211 bzw. 211EU) Dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält eine Übersicht der Anlagen der Vergabe. Fügen Sie im Feld Leistungsverzeichnis als Anlage über die Schaltfläche mit dem Büroklammersymbol ein externes Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei hinzu. GAEB steht für G**emeinsamer **A**usschuss **E**lektronik im **B**auwesen*. Dieses Gremium hat sich zum Ziel gesetzt, eine standardisierte Sprache für alle am Bauwesen Beteiligten zu schaffen. Diese Datei wird mit einem externen Programm erstellt und mit der Datei-Endung **d83 bzw. **x83* importiert. Dabei kann sie automatisch validiert und gegebenenfalls eine Fehlermeldung ausgegeben werden. Die Ausschreibung kann auch mit einer nicht validen Datei fortgesetzt werden. Weitere Informationen zum Validieren von GAEB-Dateien finden Sie bei Benutzereinstellungen - Validierung von GAEB-Dateien. Falls Sie Nebenangebote zulassen, müssen Sie hier die Mindestanforderung und die Anforderungen an die Vergleichbarkeit erläutern. Über das Datei-Einfügefeld können Sie noch weitere Dokumente zu Ihren Vergabeunterlagen hinzufügen. Weitere Erläuterungen zu diesem Feld finden Sie bei Formulare und Funktionsdialoge. Im Zuge der Anpassung an die EU-Richtlinie 2014 können Sie an dieser Stelle das gewünschte Signaturniveau und Abgabemedium festlegen. Die hier getroffene Auswahl wird in den Bekanntmachungstext aufgenommen und technisch in den Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Abgabe eines elektronischen Angebotes in AI BIETERCOCKPIT ist dann über diese festgelegte Auswahl möglich.

  6. Besondere Vertragsbedingungen (214) Auch dieses Formular ist zum größten Teil vorausgefüllt und enthält z. B. die Angaben zu den Ausführungsfristen (§ 5 VOB/B), Vertragsstrafen (§ 11 VOB/B), Rechnungen (§ 14 VOB/B) und Sicherheitsleistungen (§ 17 VOB/B).

  7. Mindestanforderungen an Nebenangebote (226) Wenn Sie Nebenangebote zugelassen haben, müssen Sie in diesem Formular die technischen bzw. eventuell weitere Mindestanforderungen für Nebenangebote erfassen.

  8. Bewerberauswahl In diesem Funktionsdialog erfolgt eine Vorauswahl der möglichen Bewerber aus der Liste aller Firmendaten. Falls die gewünschte Firma noch nicht in der Liste enthalten ist, kann sie an dieser Stelle erfasst werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Bieterauswahl in beschränkten Verfahren beschrieben.

  9. Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, die für die Prüfung der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Angebotsöffnung der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

  10. Überprüfen Vergabeunterlagen In dieser Übersicht sind Schaltflächen für die Ansicht des Formularinhalts aus den Schritten 6 bis 10 enthalten, sowie die Möglichkeit das Leistungsverzeichnis als Word-Datei hinzuzufügen.

  11. Überprüfen der Vergabeunterlagen abzeichnen Dieser Schritt ist ein Abzeichnungsschritt, d. h. er wird im Normalfall von einem anderen Mitarbeiter bearbeitet. Der Ablauf kann sehr unterschiedlich sein, weil er an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden angepasst wird. Weitere Erläuterungen zur Abzeichnung finden Sie bei Abzeichnung.

  12. Zusammenstellen der Vergabeunterlagen Hier können Sie Ihre Vergabeunterlagen ansehen, signieren oder weitere Dateien hinzufügen. Die genaue Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Vergabeunterlagen.

  13. Übermittlung der Vergabeunterlagen Damit die Vergabeunterlagen auch in elektronischer Form auf der Vergabeplattform bereitstehen, klicken Sie anschließend im Funktionsdialog der Veröffentlichung auf die Schaltfläche Unterlagen übermitteln. Die Versionsnummer erscheint oben rechts in der Spalte Vergabeunterlagen.

  14. Anschreiben der ausgewählten Bieter Danach können Sie die Vergabeunterlagen den ausgewählten Bewerbern auf dem Postweg zusenden. Bei elektronisch verschickten Vergabeunterlagen wird die Information Versand über Veröffentlichungsdialog angezeigt, d. h. die Unterlagen stehen auf der Plattform zum Download bereit. Für den Postversand der Angebotsaufforderung klicken Sie auf Versenden für jeden Bewerber, bei dem als Versandart Via Papier ausgewählt ist. In dem anschließenden Dialog können Sie die Dokumente einzeln auswählen und drucken. Beenden Sie den Druckdialog mit Schließen. Wenn Sie diesen Schritt vor dem Erreichen der Angebotsfrist über die Schaltfläche Weiter abschließen wollen, müssen Sie eine Warnmeldung beantworten.

  15. Vergabevermerk – Firmenliste übrige Verfahren (312) Anschließend wird das Formular 312 Vergabevermerk – Firmenliste übrige Verfahren aufgerufen, in dem Sie z. B. zulässige Fristen zur Anforderung und dem Versand der Vergabeunterlagen angeben können.

  16. Angebote öffnen Die Angebotsöffnung ist ein manueller Schritt im Vergabeprozess, d. h. Sie müssen die Aufgabe durch Doppelklick in Ihrem Aufgabeneingang starten. Die elektronischen Angebote von Bietern über die AI VERGABEPLATTFORM werden Ihnen bereits angezeigt, sind aber noch verschlüsselt. Nach dem Starten der Angebotsöffnung können Sie die verschlüsselten Angebote entschlüsseln sowie die schriftlich eingegangenen Angebote erfassen und eine erste Formale Prüfung aller Angebote vornehmen. Eine ausführliche Beschreibung dieses Schrittes finden Sie bei Angebotsprüfung. Erfassen Sie hier zusätzlich die Anzahl der Bietervertreter, die der Submission beiwohnen.

  17. Niederschrift über die Öffnung der Angebote (313) Der nächste automatische Schritt im Vergabeprozess benötigt keine bzw. nur wenige Eingaben. Die Niederschrift enthält eine Zusammenfassung der Daten aus den geöffneten Angeboten, die Gesamtanzahl der eingegangenen Angebote sowie die Anzahl der ausgeschlossenen, der verspätet eingetroffenen, der nicht ordnungsgemäß verschlossenen Angebote und eine Zusammenstellung aller zugelassenen Angebote, mit der Angabe ihrer Art (elektronisches Angebot oder Papierangebot). Zusätzlich vermerken Sie, ob die Niederschrift verlesen wurde, eventuelle Einwendungen und die Uhrzeit bei der die Verhandlung geschlossen wurde. Sie können dieses Formular zu Dokumentationszwecken der Angebotsöffnung über die Schaltflächen im linken unteren Fensterbereich Druckvorlagen und Formularausdruck als PDF-Datei ausdrucken..

  18. Rechnerische Prüfung In diesem Funktionsdialog erfassen Sie die rechnerisch geprüften Summen der Angebote. Eventuelle Differenzen zu der angegebenen Gesamtsumme werden in der Spalte Abweichung angezeigt. Weitere Informationen zu diesem Schritt finden Sie bei Rechnerische Prüfung. Am Ende dieses Schrittes steht die Auflistung der Angebote in einem weiteren Formblatt. Fügen Sie hier den Preisspiegel als externe Datei hinzu.

  19. Wertungsstufe 1: Formale Prüfung und Eignungsfeststellung Dieser manuelle Schritt dient der inhaltlichen Prüfung der Angebote auf formale Aspekte, wie z. B. ob Änderungen zweifelsfrei kenntlich gemacht wurden, die Vergabeunterlagen unverändert sind, alle erforderlichen Erklärungen vorhanden sind oder das Angebot vollständig ist. Zusätzlich werden die Angebote in den Registern FACHKUNDE, LEISTUNGSFÄHIGKEIT und ZUVERLÄSSIGKEIT im Hinblick auf ihre Eignung überprüft.

    In dieser Prüfung sind fast ausschließlich zwingende Ausschlusskriterien (gekennzeichnet durch das Z-Symbol) enthalten, d. h. bei Nichterfüllung kann das Angebot für die Wertung nicht mehr zugelassen werden. Die ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung.

  20. Preisvergleich Beim Preisvergleich handelt es sich um eine reine Anzeige- und Analyse-Funktion, d. h. Sie können an dieser Stelle keine Eingaben vornehmen. Der Preisvergleich verschafft Ihnen einen Überblick über die Preise der einzelnen Positionen aller zugelassenen Angebote. Hier werden bis auf Positionsebene die preisbezogenen Informationen der verschiedenen Bieter in einer Matrix gegenübergestellt. Diese Tabelle dient dann als Basis für die dritte Wertungsstufe. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Preisvergleich enthalten.

  21. Wertungsstufe 2: Angemessenheit des Preises In dieser Prüfungsstufe wird mit Hilfe von zwei Kriterien abgefragt, ob die angebotenen Preise der Bieter angemessen sind. Die Beurteilung erfolgt auf Grundlage der Erkenntnisse aus dem Preisvergleich. Die Nichterfüllung dieser Kriterien kann zum Ausschluss eines Angebots führen.

  22. Nebenangebote erfassen und prüfen Falls Sie Nebenangebote zugelassen haben, können Sie diese nun nacherfassen. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung bei Nebenangebote zu einem Hauptangebot (externes leistungsverzeichnis). Danach erfolgt noch die Prüfung der Nebenangebote im Schritt Rechnerische Prüfung der Nebenangebote (externes LV).

  23. Nebenangebote kombinieren Falls Nebenangebote vorhanden sind, haben Sie in diesem Workflowschritt die Möglichkeit, ein Hauptangebot mit einem oder mehreren seiner Nebenangebote zu kombinieren. Alle auf diese Weise erstellten Kombinierten Angebote gelten als eigenständige Angebote und kommen in die Wertung. Weitere Einzelheiten zu diesem Schritt sind bei Nebenangebote kombinieren (externes LV) enthalten.

  24. Erfassung der finalen Wertungssumme Um die Chancen eines Bieters bei der Zuschlagserteilung zu erhöhen kann in diesem Workflowschritt ein Nebenangebot vom Typ Preisnachlass mit Bedingung mit dem dazugehörenden Hauptangebot bzw. den vorhandenen Kombinierten Angeboten verrechnet werden. Lesen Sie dazu auch die Beschreibung bei Finale Wertungssumme (externes LV).

  25. Wertung Die inhaltliche Wertung der Angebote zu Ihrer Vergabe erfolgt auf Basis der Kriterien aus dem Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses. Je nach Aufbau und Umfang der Wertungsmatrix ist dieser Schritt mehr oder weniger aufwändig. Die genaue Beschreibung dieser wichtigen Funktion im Vergabeprozess finden Sie bei Wertung der Angebote.

  26. Vergabevermerk – Wertungsübersicht (321) Dieses reine Anzeigeformular enthält Angaben für den Vergabevermerk bezüglich der Liste der beteiligten Firmen, der Prüfungsergebnisse und der Ausschlüsse. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  27. Festlegung des Vergabevorschlags Festlegung des Vergabevorschlags Aufgrund der Ergebnisse aus der Angebotswertung liefert Ihnen der AI VERGABEMANAGER in diesem Schritt einen Vergabevorschlag für das Verfahren bzw. jedes Los, den Sie übernehmen können, um einem Bieter den Zuschlag zu erteilen. Dazu sehen Sie noch einmal alle Preise und das Wertungsschema des Leistungsverzeichnisses im Überblick. Das Angebot mit dem besten Wertungsergebnis ist für den Vergabevorschlag vorselektiert. Sie können diesen Vorschlag ändern, indem Sie die Markierung in der Zeile Vorschlag in einer anderen Spalte setzen. Sollte ein für den Zuschlag vorgeschlagener Bieter nicht alle KO-Kriterien erfüllen, wird Ihnen beim Beenden des Schrittes mit Weiter eine Warnmeldung angezeigt. Die Einstellungsmöglichkeiten und Schaltflächen in diesem Schritt sind identisch mit denen bei Preisvergleich. Wenn beim Öffnen der Zuschlagsmatrix für eine Vergabe kein eindeutiger Vergabevorschlag aktiviert werden kann, da mehrere Bieter gleichzeitig das beste Wertungsergebnis erreicht haben, wird eine entsprechende Meldung angezeigt.

  28. Vergabevermerk Entscheidung über den Zuschlag (331) Ausgehend vom Vergabevorschlag wird anschließend das Anzeigeformular zur Dokumentation des Vergabevorschlags erzeugt. Hier wird festgehalten, welcher Bieter zu welchen Konditionen den Zuschlag erhalten soll. Änderungen sind an dieser Stelle nicht möglich. Sie können dieses Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck ausdrucken.

  29. Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB (334) bzw. nach § 19 VOB/A (332) im nationalen Verfahren Bei EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im AI VERGABEMANAGER eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage auszudrucken und zukommen zu lassen bzw. auf elektronischem Wege, als Anhang einer Nachricht, zu versenden. Lesen Sie dazu die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter. Der Vergabezuschlag darf bei EU-Verfahren erst nach Ablauf der gesetzlichen Widerspruchsfrist erteilt werden.

  30. Informationsschreiben an erfolgreichen Bieter (333) Anschließend wird der Bieter, der voraussichtlich den Zuschlag erhalten soll, benachrichtigt.

  31. Zuschlagserteilung Ähnlich wie beim Vergabevorschlag müssen Sie hier den Bieter, der den Zuschlag erhält, festlegen. Dies geschieht, um dem Zuschlagserteilenden eine Willensbekundung abzufordern und um eine explizite Entscheidung nach Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 1 GWB zu dokumentieren. Eine genauere Erläuterung der Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten der Zuschlagsmatrix finden Sie bei Wertung der Angebote.

  32. Auftragsschreiben (338 und 339) In diesem Schritt müssen Sie das Auftragsschreiben vor dem Versenden bzw. Drucken bearbeiten und können die endgültige Erteilung des Zuschlags für Ihre Vergabe begründen. Das Formular ist mit den bisherigen Daten Ihrer Vergabe und denen der ausgewählten Firma gefüllt und kann an dieser Stelle noch ergänzt werden. Lesen Sie dazu auch die Funktionsbeschreibung bei Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter.

  33. Bekanntmachung vergebener Aufträge Der Workflow endet bei EU-Verfahren mit der Bekanntmachung über die Auftragserteilung an die EU. Erfassen Sie hier im Bereich Verfahren die Daten der Auftragsbekanntmachung z. B. die Amtsblatt-Nummer oder das Datum der Bekanntmachung. Diese Bekanntmachung kann über den bekannten Veröffentlichungsdialog an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der EU direkt via E-Sender-Schnittstelle oder als E-Mail verschickt und ausgedruckt werden. Um sicherzustellen, dass keine unvollständigen KMU-Angaben an die EU versenden werden, erfolgt eine Überprüfung im Workflow und die unvollständigen KMU-Teilnehmerdaten (ob die Firma ein kleines oder mittelständiges Unternehmen ist) können hier nachträglich erfasst werden.

  34. Ende des Workflows Sind keine weiteren Schritte im Vergabeprozess zu bearbeiten oder abzuzeichnen, endet der Workflow mit einer entsprechenden Meldung. Nach Abschluss des Workflows ändert sich der Status der Vergabe von aktiv auf abgeschlossen, d. h. die Vergabe wird im Menü VERGABE ÖFFNEN oder auf der Übersichtsseite nicht mehr angezeigt, solange die Ansichtsfiltereinstellungen für die Vergabeauflistung nicht geändert werden. Beachten Sie dazu die Erläuterungen zu Filterkriterien im Öffnen-Dialog bei Vergabe öffnen. Für eine abgeschlossene Vergabe werden alle Formulare des Projektbaums auf nur lesbar gesetzt und alle Schreibrechte auf Formulare durch einzelne Verfahrensbeteiligte entzogen.