Verfahrensvorlagen¶

Die aufgabenorientierte Vorgangsteuerung ist das zentrale Element von AI VERGABEMANAGER. Jeder Aufgabe sind jeweils elektronische Formulare oder interaktive Funktionsdialoge zugeordnet. Dadurch werden alle Bearbeitungsschritte eines Verfahrens dokumentiert und die juristisch korrekte Durchführung der Ausschreibung gesteuert. In einem Formular können Sie bereits erfasste Daten einsehen bzw. bearbeiten, neue Daten erfassen und Dokumente anhängen. Nach Abarbeitung einer Aufgabe werden diese Informationen an die für die nachfolgenden Bearbeitungsschritte zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dies geschieht durch den Einsatz sogenannter Workflows. Der Workflow stellt sicher, dass die richtigen Formulare in der richtigen Reihenfolge zur Ausführung der richtigen Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter geleitet werden.

Für die Auswahl der Verfahrensvorlage beim Erstellen einer neuen Vergabe stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Liefer-/Dienstleistung: Vergabe- und Vertragsordnung für Liefer-/Dienstleistungen

• Bauleistung: Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen

Diese Auswahl ist entscheidend für den Ablauf aller weiteren Bearbeitungsschritte innerhalb des Workflows. Da diese Verfahrensvorlagen zum Teil unterschiedliche Prozesse bzw. Formularsätze beinhalten, werden sie nachfolgend getrennt beschrieben.

Innerhalb jeder Verfahrensvorlage ist die Verfahrenswahl der nächste wichtige Schritt im Prozessablauf. Dabei spielt der Schätzwert ober- oder unterhalb des EU-Schwellenwertes eine entscheidende Rolle. Wenn der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer größer ist als der Schwellenwert der EU, gibt es ein europäisches Verfahren. Anhand der Ausnahmetatbestände, die Sie erfassen, schlägt Ihnen der eine der folgenden Verfahrensarten vor:

• Öffentliche Ausschreibung

• Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb

• Beschränkte Ausschreibung mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb

• Freihändige Vergabe

• Freihändige Vergabe mit Öffentlichem Teilnahmewettbewerb

• Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb

• Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

• Offenes Verfahren (EU-Verfahren)

• Nichtoffenes Verfahren (EU-Verfahren)

• Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren)

• Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb (EU-Verfahren)

• Wettbewerblicher Dialog (EU-Verfahren)

• Innovationspartnerschaft (EU-Verfahren)

Nachfolgend werden die einzelnen Verfahrensarten in einer Prozessübersicht erläutert. Die Reihenfolge der Schritte entspricht dem jeweiligen Workflow. Jeder Prozess-Schritt wird mit der Schaltfläche Weiter beendet.

Verhandlungsverfahren mit bzw. ohne Vergabebekanntmachung sind EU-Verfahren und entsprechen bis zur Angebotsöffnung den Workflowschritten einer beschränkten Vergabe mit bzw. ohne Teilnahmewettbewerb. Nach der Angebotsöffnung, werden hier statt der Prüfung und Wertung der Angebote, die Verhandlungsrunden dokumentiert.

Mit Hilfe der Innovationspartnerschaft kann die Vergabestelle, gemeinsam mit den Lieferanten bzw. Herstellern, ein neues Produkt designen und im weiteren Verlauf des Verfahrens sukzessive spezifizieren. Die Abgabe des ersten Angebotes erfolgt nach der Auswertung eines vorgelagerten Teilnahmewettbewerbes. Weitere Informationen zum Teilnahmewettbewerb sind im Kapitel Verfahren mit Teilnahmewettbewerb enthalten. Nach der Wertung der initialen Angebote erfolgt die Verfeinerung der Anforderungen im Rahmen von Verhandlungsrunden. Mit dem Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot endet das Verfahren in AI VERGABEMANAGER . Der anschließende iterative Forschungs- und Innovationsprozess zur Verwirklichung des angestrebten Ziels ist nicht vergaberechtlich definiert und wird daher nicht in AI VERGABEMANAGER abgebildet.