Verhandlungsrunden¶
In Verhandlungsverfahren oder bei der Freihändigen Vergabe kann mit den Bietern verhandelt werden. Die Ergebnisse dieser Gespräche werden im AI VERGABEMANAGER in getrennten Verhandlungsrunden dokumentiert.
Ausgangspunkt für die Verhandlungsrunden sind die ursprünglich abgegebenen Angebote auf das Leistungsverzeichnis aus den Vergabeunterlagen. In der ersten Verhandlungsrunde nehmen daher alle Bieter teil, die ein Angebot auf dieses Leistungsverzeichnis abgegeben haben.
Vor dem Beginn der Verhandlungsrunden wird im Workflow ein Revisionsstand erstellt, um den aktuellen Stand des LVs zu sichern, bevor es in den Verhandlungsrunden geändert wird.
Im Formular „Beginn einer Verhandlungsrunde" treffen Sie die Entscheidung, ob eine neue Verhandlungsrunde erstellt wird oder der Hauptworkflow im Verfahren weiter fortgeführt wird. Dieses Formular ist ein zentraler Punkt innerhalb der Verhandlungsrunden. Es wird nach jeder beendeten Runde erneut aufgerufen und dabei die Anzahl der durchgeführten Runden hochgezählt. Sie haben hier die Möglichkeit eine neue Verhandlungsrunde anzulegen bzw. einen internen Dokumentationsvermerk zu erfassen, bevor Sie den Hauptworkflow über die Schaltfläche Weiter aktivieren.
Tipp
Sofern noch keine Verhandlungsrunde veröffentlicht wurde, ist aus diesem Formular ein Rücksprung im Hauptworkflow jederzeit möglich, um beispielsweise Wertungsergebnisse zu überarbeiten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Verhandlungsrunde, um die erste Verhandlungsrunde mit allen Teilnehmern, die ein Angebot abgegeben haben, anzulegen.
Beim Anlegen einer neuen Verhandlungsrunde wird ein Nebenworkflow gestartet und Rücksprünge sind nur noch innerhalb dieses Nebenworkflows möglich.
Der Name der Verhandlungsrunde ist bereits vorbelegt, kann jedoch bei Bedarf verändert werden. Erfassen Sie eine Beschreibung der Verhandlungsrunde und klicken Sie auf OK. Der Hauptworkflow wird gestoppt und der erste Schritt innerhalb der neuen Runde wird aufgerufen.
Tipp
Eine versehentlich begonnene Verhandlungsrunde kann über die Aktion \textsc{Verhandlungsrunde abbrechen (Vor Veröffentlichung)} abgebrochen werden, wenn innerhalb dieser Runde noch keine Bieter zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden. Sie kehren anschließend zurück zum Formular „Beginn einer Verhandlungsrunde“ im Hauptworkflow.
Im ersten Formular werden die Gespräche mit den Teilnehmern der Verhandlungsrunde dokumentiert. In der Tabelle können Sie ein Protokoll für jeden Teilnehmer hinzufügen bzw. weitere Zusatzinformationen eintragen.
Der nächste Schritt besteht im Überarbeiten des Leistungsverzeichnisses für die aktuelle Verhandlungsrunde. Sie können hier nur die Positionen unterhalb der ersten Gliederungsebene verändern. Das Ändern der Losaufteilung sowie die aufgehobenen Lose sind für die Bearbeitung gesperrt.
Erfassen Sie weitere Positionen bzw. Wertungskriterien unterhalb der obersten Ebene im Leistungsverzeichnis bzw. ändern Sie die Preise der vorhandenen Positionen bei Bedarf.
Im nächsten Schritt müssen Sie die Termine für Ihre Verhandlungsrunde erfassen.
In den beiden nächsten Schritten erstellen Sie eine neue Version der Vergabeunterlagen, welche das überarbeitete Leistungsverzeichnis enthält und versenden diese Version an die gewünschten Teilnehmer der Verhandlungsrunde.
Alle verbliebenen Teilnehmer der aktuellen Verhandlungsrunde haben nun die Möglichkeit ein weiteres Angebot mit den Vorgaben des neuen Leistungsverzeichnisses abzugeben. Diese werden im nächsten Schritt der Verhandlungsrunde, der Angebotsöffnung, angezeigt und besitzen einen entsprechenden Eintrag in der Spalte VR.
Tipp
Für die Entschlüsselung der Angebote werden dieselben Angebotsschlüssel verwendet, die beim Versenden der ersten Version der Vergabeunterlagen erstellt wurden.
Die weiteren Schritte innerhalb der Verhandlungsrunde sind identisch mit denen nach einer normalen Angebotsöffnung, beziehen sich jedoch nur auf die Angebote der aktuellen Runde:
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Niederschrift
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Rechnerische Prüfung
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Angebotsprüfung
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Preisvergleich
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Wertung
Zum Abschluss des Workflows wird Ihnen die Übersicht aller Teilnehmer angezeigt. Hier können Sie bei Bedarf weitere Teilnehmer ausschließen, die dann in den nächsten Verhandlungsrunden nicht mehr dabei sind.
Für die ausgeschlossenen Teilnehmer können Sie anschließend ein Absageschreiben versenden bzw. ausdrucken.
Nach einem erneuten Dokumentationsschritt zum Ende der Verhandlungsrunde, müssen Sie im letzten Schritt der Verhandlungsrunde einen weiteren Revisionsstand mit den wichtigsten Dokumenten der Verhandlungsrunde erstellen.
Anschließend wird das Formular „Beginn einer Verhandlungsrunde" erneut aufgerufen. Hier können Sie entweder eine weitere Verhandlungsrunde starten oder über die Schaltfläche Weiter den Hauptworkflow weiterführen.
Bevor Sie eine neue Verhandlungsrunde starten bzw. bevor Sie den Hauptworkflow Ihrer Vergabe fortführen, haben Sie die Möglichkeit, zu Dokumentationszwecken, weitere Dateien zu Ihren Vergabeunterlagen hinzuzufügen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Interne Dokumentationsvermerke und fügen Sie das entsprechende Dokument in eine neue Zeile der Tabelle ein.
