Direktkauf¶

Nach §3 Abs.6 VOL/A oder § 14 UVgO dürfen Leistungen bis zu einem Auftragswert von 500 Euro unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden.

Die Vergabeart Direktkauf im AI VERGABEMANAGER ist – im Sinne des Gesetzgebers – schlank und effizient konzipiert, daher entfällt das Einholen der Angebote bei den Bietern, was regelmäßig zu Zeitverzögerungen führt. Der kurze Workflow dient lediglich der Dokumentation des direkten Bestellungsvorgangs.

Folgende Vorgänge sind im Direktkauf enthalten:

1. Die Bedarfsstelle bestellt einen Bedarfsartikel, dessen Wert bis zu 500 Euro beträgt.

2. Der Vergabeverantwortliche erstellt im AI VERGABEMANAGER einen Vergabevorgang Direktkauf. Im Vorgang wird die Entscheidung für diese Vergabeart dokumentiert.

3. Es folgt außerhalb des AI VERGABEMANAGER eine Markt- und Preisrecherche über Internet bzw. Telefon.

4. Produktbezogene Informationen zum Vorgang (z. B. Sicherheitsdatenblätter oder technische Informationen), die Liefer- und Zahlungsbedingungen (Lieferort, Zahlungsart, Zahlungsziel) werden mit dem in Frage kommenden Lieferanten direkt ausgehandelt. Es werden die AGB des Lieferanten akzeptiert.

5. Der Vergabeverantwortliche dokumentiert das Ergebnis der Recherche und Verhandlung im Vermerk des Direktkaufs im AI VERGABEMANAGER und erstellt einen Vergabevorschlag.

6. Die Auftragsvergabe wird im Vergabevorgang des AI VERGABEMANAGER dokumentiert. Bei Bedarf erfolgt die Übergabe der Daten an ein Warenwirtschaftssystem.

7. Die Bestellung wird ausgelöst.

Die Erfassung des Vorgangs im AI VERGABEMANAGER stellt sicher, dass alle Direkteinkäufe transparent und mit einem geringen Korruptionsrisiko abgewickelt werden können. Im Übrigen erlaubt dieses Vorgehen den Vergabestellen ein solides Reporting dieser Einkaufstätigkeiten.

Direktkauf anlegen und Bestellpositionen erfassen¶

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um einen neuen Direktkauf anzulegen:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Direktkauf.

• Wählen Sie den Menübefehl DATEI – NEU – DIREKTKAUF.

Erfassen Sie im Feld Kurzbezeichnung einen Namen für Ihren Direktkauf. Die Eingabe im Feld Kurzbezeichnung entspricht dem Dateinamen der Ausschreibung. Sie wird in der Titelzeile bei geöffneter Vergabe und in jeder Aufgabe im AUFGABENEINGANG angezeigt. Wählen Sie die Kurzbezeichnung so, dass Sie und andere Vergabebeteiligte den Direktkauf darüber schnell wiederfinden und nicht verwechseln können.

Klicken Sie anschließend auf Erzeugen, um eine Vergabenummer nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators zu generieren.

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um seltener genutzte Eingabefelder anzuzeigen.

Sie können den neuen Direktkauf auch einem bereits bestehenden Projekt zuordnen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche mit dem Lupensymbol rechts neben Projekt. Eine Liste aller bestehenden Projekte wird aufgerufen, aus der Sie eine Auswahl treffen können. Mit der Schaltfläche schwarzes X neben der Lupe wird die Auswahl aufgehoben. Der AI VERGABEMANAGER legt dann ein neues Projekt zusammen mit dem neuen Direktkauf an.

Im Feld Leistung beschreiben Sie die zu erbringende Leistung. Dieses Feld wird in der Regel für den Schriftverkehr in Druckvorlagen als Betreff bzw. Überschrift genutzt.

Im Formular Erfassung Direktkauf sind die meisten Felder bereits vorbelegt. Erfassen Sie hier weitere Informationen zu Ihrem Direktkauf und fügen Sie bei Bedarf weitere Dateien hinzu.

Über die Schaltfläche Weiter gelangen Sie zum nächsten Workflow-Schritt, der die einfache Erstellung des Leistungsverzeichnisses ohne Schätzpreise ermöglicht:

• Schnelle und komfortable Erfassung von Positionen mit automatischer Nummerierung

• Wechsel zwischen einfacher und komplexer Ansicht des LVs mit diversen Untergliederungsmöglichkeiten innerhalb von Gruppen und Losen

Auftragnehmer auswählen¶

Im nächsten automatisch aufgerufenen Workflow-Schritt wird Ihnen eine Liste aller Firmen-Stammdaten angezeigt, die zur Auswahl des Auftragnehmers für den Direktkauf zur Verfügung stehen. Alle Funktionen des Moduls Bieterauswahl (siehe Kapitel Bieterauswahl in beschränkten Verfahren) sind hier in vollem Umfang verfügbar.

Übernehmen Sie die gewünschte Firma aus der Liste von links nach rechts, indem Sie auf den kleinen Rechtspfeil zwischen den Bereichen klicken.

Angebote auswerten¶

Der nächste Schritt innerhalb des Moduls muss manuell gestartet werden und besteht im Erfassen des zugeschlagenen Angebotes.

Klicken Sie im unteren Teil des Fensters auf die Schaltfläche Neues Angebot, wählen Sie den Auftragnehmer aus der Liste und erfassen Sie die Preise für die einzelnen Positionen im Leistungsverzeichnis. Anschließend müssen Sie das Kontrollfeld für Zuschlag aktivieren, um den Workflowschritt zu beenden.

Vergabevermerk - Zuschlagserteilung¶

Dieses Formular enthält, neben den wichtigsten Informationen des Direktkaufs, die Möglichkeit ein Datum des Zuschlags sowie eine Begründung und weitere externe Dateien hinzuzufügen.

Bestellschein¶

Der letzte Workflowschritt in diesem Modul enthält den Bestellschein für das zugeschlagene Angebot, mit der Möglichkeit ein Datum für den Beginn und die Fertigstellung der Leistung sowie eine weitere Begründung hinzuzufügen. Der Bestellschein kann als PDF-Datei ausgedruckt oder gespeichert werden.