Nachrichtenübersicht¶
Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um die Übersicht aller versendeten bzw. empfangenen Nachrichten im AI VERGABEMANAGER aufzurufen:
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Klicken Sie in der Symbolleiste auf Nachrichten.
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Wählen Sie den Menübefehl GESCHÄFTSPARTNER – NACHRICHTENÜBERSICHT.
Das Register Nachrichten wird aufgerufen. Durch Anklicken der Kontrollfelder im oberen Bereich können Sie die Liste der angezeigten Nachrichten filtern.
Die automatisch vom Programm generierten Nachrichten und die Bieternachrichten aus dem besitzen ein Briefsymbol. Alle von der Vergabestelle manuell erfassten Nachrichten haben ein blaues Männchen-Symbol und können an einzelne oder an alle Teilnehmer versendet werden. Nachrichten mit Anhang sind mit einer Büroklammer gekennzeichnet.
Tipp
Mit der Schaltfläche Anlage öffnen können Sie den Anhang einer Nachricht direkt aus der Nachrichtenübersicht öffnen.
Der Vergabeverantwortliche erhält eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn eine Bieternachricht über die AI VERGABEPLATTFORM an den AI VERGABEMANAGER eingegangen ist.
Versenden von Nachrichten¶
Klicken Sie in der Nachrichtenübersicht auf die Schaltfläche rechts unten Nachricht verfassen. Das Fenster Nachricht an Teilnehmer senden wird aufgerufen.
Wenn Sie die Nachricht an eine Teilnehmergruppe versenden wollen, lassen Sie im Bereich Empfänger das Optionsfeld Teilnehmergruppe aktiviert und wählen Sie rechts daneben aus der Liste eine Gruppe von Teilnehmern. Der Eintrag Alle Teilnehmer und Bewerber steht immer zur Verfügung.
Tipp
Über die Auswahl Zur Angebotsabgabe aufgeforderte Teilnehmer können Sie in der Angebotsphase eines zweistufigen Verfahrens schnell und einfach Nachrichten an alle Bewerber versenden, die zur Angebotsabgabe aufgefordert wurden, um diese über Änderungen zu informieren.
Info
In anonymisierten Vergaben, deren Teilnehmer bis zur Angebotsöffnung nicht bekannt sind, können Nachrichten nicht an einzelne Teilnehmer versendet werden. Nach der De-Anonymisierung ist diese Option wieder auswählbar.
Zum Versenden einer Nachricht an einzelne Teilnehmer aktivieren Sie im Bereich Empfänger das Optionsfeld Ausgewählte Teilnehmer und klicken anschließend auf das Symbol mit dem blauen Plus-Zeichen.
Ein weiteres Fenster mit allen Teilnehmern der Vergabe wird aufgerufen.
Wählen Sie hier einen bzw. mit Hilfe der SHIFT -Taste mehrere Teilnehmer aus der Liste und klicken Sie auf Auswählen. Die Daten werden in das Nachrichtenfenster übertragen.
Info
Wenn das Kundenmodell Ihres \aivm entsprechend angepasst wurde, können Sie an dieser Stelle sowohl elektronische Bieter als auch Papierbieter auswählen.
Über das schwarze X-Symbol können Sie versehentlich übernommene Teilnehmer aus der Liste entfernen.
Wählen Sie bei Bedarf eine Option aus der Liste Nachrichtentyp. Diese Liste kann im Admin Interface Ihres Systems konfiguriert werden.
Erfassen Sie den Betreff der Nachricht und im Feld Nachricht den Text Ihrer Mitteilung. Bei Bedarf können Sie über die Schaltfläche mit der Datei anfügen auch einen Dateianhang hinzufügen. Klicken Sie anschließend auf Senden und bestätigen Sie die anschließende Info-Meldung mit OK.
Info
Wenn Ihr Kundenmodell die Nachrichten für Papierbieter unterstützt, wird anschließend das Fenster Papierbieter benachrichtigen aufgerufen.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor dem Namen und wählen Sie im unteren Bereich des Fensters die Versandart aus. Bestätigen Sie die erfolgreiche Infomeldung mit OK.
Für alle versendeten E-Mail-Nachrichten wird in der Spalte Versendet ein Briefsymbol angezeigt. Die gedruckten Nachrichten werden mit einem Druckersymbol gekennzeichnet.
Beim Schließen des Fensters werden Sie gewarnt, falls einer der Teilnehmer ausgelassen wurde.
Die elektronischen Teilnehmer einer Vergabe können die Nachrichten entweder direkt auf der AI VERGABEPLATTFORM abrufen oder nach dem Öffnen der Vergabe im AI VERGABEMANAGER ansehen.
Übersicht der gelesenen Nachrichten eines Bieters¶
Wenn Sie eine Übersicht aller Nachrichten eines Bieters erhalten wollen, die dieser entweder direkt auf der AI VERGABEPLATTFORM oder im AI BIETERCOCKPIT gelesen hat, klicken Sie in der Nachrichtenübersicht auf die Schaltfläche Status der Nachrichten anzeigen. Wählen Sie die entsprechende Firma aus der Liste und klicken Sie auf Aktualisieren. Der aktuelle Stand der Nachrichten wird von der AI VERGABEPLATTFORM abgerufen.
Häufige Frage
Bitte beachten Sie, dass Ihnen an dieser Stelle die ungelesenen Nachrichten einer Firma nicht angezeigt werden!
Info
Die Nachrichten in der Übersicht besitzen jeweils einen Tooltip, wenn Sie mit der Maus kurz auf dem Symbol verweilen. Sie können diese Übersicht zu Dokumentationszwecken auch als PDF-Datei ausdrucken.
Info
Um vergabestellenspezifische Sicherheitsmaßnahmen besser abbilden zu können, ist es möglich, auf Kundenwunsch, die Nachrichtenübersicht auch als Aktion aufzurufen. Benutzer denen z. B. wegen Korruptionsschutz das Recht zum Einsehen der Nachrichtenübersicht nicht gewährt werden darf, können nach der Submission die Nachrichtenübersicht über den Menübereich Aktionen wieder aufrufen. Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn das Kundenmodell Ihres AI VERGABEMANAGER entsprechend angepasst wurde.