Zusammenstellen der Vergabeunterlagen¶
An dieser Stelle im Programm können Sie die Vergabeunterlagen vor dem Veröffentlichen über-prüfen und nach Bedarf anpassen oder eine veränderte Version einer bereits veröffentlichten Vergabe erstellen. Abhängig von der Konfigurationseinstellung des Systems, werden in vielen Vergaben verwendete statische Teile der Vergabeunterlagen, z. B. Merkblätter oder zusätzliche Vertragsbedingungen, automatisch in die elektronischen Vergabeunterlagen einsortiert.
Info
In manchen Fällen ist das Zusammenstellen der Vergabeunterlagen kein eigener Schritt innerhalb des Workflows, sondern geschieht automatisch beim Start des VERÖFFENTLICHUNGS-DIALOG. Sie können die zusammengestellten Unterlagen dann über die Schaltfläche ERSTELLEN einsehen und die hier beschriebene Funktion aufrufen.
Auf der linken Seite im Bereich Auswählbare Dokumente werden alle für die Vergabeunter-lagen verfügbaren Dateien angezeigt. Die Reihenfolge der Dokumente bzw. Ordner in diesem Bereich kann für jeden Kunden individuell festgelegt werden. Sie können sich den Inhalt einzelner Dokumente in diesem Bereich anzeigen lassen, wenn Sie das Dokument anklicken und anschließend die Schaltfläche Datei öffnen betätigen.
Die rechte Seite des Fensters Vergabeunterlagen enthält alle Versionen der Vergabe-unterlagen. Die Versionen mit dem Status (Veröffentlicht) können nicht mehr geändert werden. In der aktuellsten Version, mit dem Status (Neu), können Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen. Klicken Sie auf ein Dokument in diesem Bereich und anschließend auf den Linkspfeil zwischen den beiden Fensterbereichen, um es von der rechten Seite zu entfernen. Fügen Sie eine Datei von links nach rechts hinzu, indem Sie den Rechtspfeil verwenden.
Standardmäßig sind in jeder Version der Vergabeunterlagen die folgenden Ordner enthalten:
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Leistungsverzeichnis: Enthält das LV als *.lv (VOL) oder GAEB-Datei (VOB).
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Dateien für Angebot: Enthält elektronische Angebotsformulare im AI-Format.
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Zusätzliche Informationen: Enthält PDF-Dateien mit Zusatzinformationen.
Sie können die Ordner nach Bedarf löschen, umbenennen, kopieren oder neue Ordner erstellen. Verwenden Sie dazu das KONTEXTMENÜ (rechter Mausklick auf das Ordnersymbol). Durch Anklicken der + und - -Zeichen vor den Ordnersymbolen wird die angezeigte Liste erweitert oder reduziert.
Tipp
Sie können Dokumente auch mit der Maus (Drag & Drop) von links nach rechts hinzufügen. Die umgekehrte Richtung ist nicht möglich. Noch schneller geht es mit einem Doppelklick auf das Dokument auf der linken Seite. Es wird dann rechts in dem aktivierten Ordner abgelegt.
Sie können die Dateien auf der rechten Seite bequem mit der gedrückten Maus von einem Ordner in den anderen verschieben. Lassen Sie sich über die Schaltfläche Datei öffnen oder einen Doppelklick auf das Dokumentsymbol den Inhalt einzelner Dokumente anzeigen.
Tipp
Klicken Sie auf SIGNIEREN, um eine PDF-Datei mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen oder verwenden Sie auch hier das KONTEXTMENÜ (rechter Mausklick auf das Dateisymbol). Wählen Sie ein Verfahren zum Signieren aus (Softzertifikat oder Signaturkarte) und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Nach dem Hinzufügen der Signatur wird rechts neben dem Dateinamen ein kleines Signatursymbol angezeigt.
Um eine externe Datei zu den Vergabeunterlagen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Datei hinzufügen. Das Fenster Datei öffnen wird aufgerufen. Wählen Sie das gewünschte Dokument aus und klicken Sie auf Öffnen. Falls Sie einen bestimmten Ordner in einer nicht veröffentlichten Version der Vergabe ausgewählt haben, wird die Datei dort abgelegt. Ansonsten landet sie im Ordner Zusätzliche Informationen der neuesten Version. Das neue Dokument wird auf der linken Seite in den Ordner Eingecheckte Dokumente eingefügt.
Tipp
Halten Sie die [STRG]-Taste gedrückt, während Sie mit der Maus die gewünschten Dateien anklicken, wenn Sie mehrere Dateien gleichzeitig hinzufügen wollen. Diese Funktion steht nur beim Hinzufügen neuer Dokumente zu den Vergabe- und Teilnahmewettbewerbsunterlagen zur Verfügung.
Die Namen der ausgewählten Dateien werden im Feld Dateiname, durch je ein Semikolon getrennt, angezeigt.
Info
Jedes Dokument kann nur einmal in einer Version der Vergabeunterlagen enthalten sein. Wenn Sie dieselbe Datei erneut hinzufügen wollen, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Um eine neue Version der Vergabeunterlagen zusammenzustellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Version. Die alten Versionen bleiben zu Dokumentationszwecken erhalten.