Qualifizierungssystem¶

Das Qualifizierungssystem besteht aus zwei zusammenhängenden Verfahrensarten, dem eigentlichen Qualifizierungssystem (QS) und den dazu gehörenden Vergaben.

Das Qualifizierungssystem mit Aufruf zum Wettbewerb ist ein einstufiges Verfahren mit einer verhältnismäßig langen bzw. zunächst nicht definierten Laufzeit. Diese eine Verfahrensstufe wird in AI VERGABEMANAGER als Teilnahmewettbewerb abgebildet, also mit Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerbsunterlagen und elektronischer Abgabe von Teilnahmeanträgen. Das Qualifizierungssystem wird an die EU und alle gewünschten nationalen Plattformen gesendet. Die Bewerbung zur Aufnahme in das Qualifizierungssystem kann über AI BIETERCOCKPIT vergleichbar mit der Abgabe eines Teilnahmeantrags in einem konventionellen, zweistufigen Verfahren durchgeführt werden.

Die Vergabe innerhalb eines Qualifizierungssystems mit Aufruf zum Wettbewerb besteht in AI VERGABEMANAGER aus einem beschränkten Verfahren, welches alle aktuellen Teilnehmer des übergeordneten Qualifizierungssystems enthält. Es können beliebig viele Vergaben gleichzeitig gestartet werden, so lange das Qualifizierungssystem läuft. Das Qualifizierungssystem kann beendet werden, auch wenn einige Vergaben noch nicht beendet sind.

Nachfolgend werden die beiden Verfahrensarten in einer Prozessübersicht erläutert.

Qualifizierungssystem anlegen¶

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um neues Qualifizierungssystem anzulegen:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Qualifizierungssystem.

• Wählen Sie den Menübefehl DATEI – NEU – QUALIFIZIERUNGSSYSTEM.

Erfassen Sie im Feld Kurzbezeichnung einen Namen für Ihr Qualifizierungssystem. Die Eingabe im Feld Kurzbezeichnung entspricht dem Dateinamen der Ausschreibung. Sie wird in der Titelzeile bei geöffneter Vergabe und in jeder Aufgabe im Aufgabeneingang angezeigt. Wählen Sie die Kurzbezeichnung so, dass Sie und andere Vergabebeteiligte das Qualifizierungssystem darüber schnell wiederfinden und nicht verwechseln können.

Klicken Sie anschließend auf Erzeugen, um eine Vergabenummer nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators zu generieren.

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um seltener genutzte Eingabefelder anzuzeigen.

Sie können das Qualifizierungssystem auch einem bereits bestehenden Projekt zuordnen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche mit dem Lupensymbol rechts neben Projekt. Eine Liste aller bestehenden Projekte wird aufgerufen, aus der Sie eine Auswahl treffen können. Mit der Schaltfläche schwarzes X neben der Lupe wird die Auswahl aufgehoben. Der AI VERGABEMANAGER legt dann ein neues Projekt zusammen mit dem neuen Qualifizierungssystem an.

Im Feld Leistung beschreiben Sie die zu erbringende Leistung. Dieses Feld wird in der Regel für den Schriftverkehr in Druckvorlagen als Betreff bzw. Überschrift genutzt.

Im Formular Qualifizierungssystem können Sie das Feld Leistung bei Bedarf nacherfassen. Hier wählen Sie auch die Leistungsart Ihres Verfahrens.

Leistungsverzeichnis erstellen¶

In diesem Funktionsdialog erfassen Sie die benötigten Positionen und Mengenangaben für Ihre Vergabe, die Kriterien für die Bewertung der Angebote und eventuelle Fragen an die Bieter. Das Modul ermöglicht eine einfache Erstellung des Leistungsverzeichnisses:

• Schnelle und komfortable Erfassung von Positionen mit automatischer Nummerierung

• LV-Darstellung in Vergabestellen- und Bietersicht

• Verschiedene Validierungsmöglichkeiten des LVs, u. a. Prüfung der Pflichtfelder

• Wechsel zwischen einfacher und komplexer Ansicht des LVs mit diversen Untergliederungsmöglichkeiten in Gruppen und Losen sind möglich

Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Leistungsverzeichnis.

Fragebogen zur Eignungsprüfung erstellen¶

Hier erfassen Sie – ähnlich wie in einem Wertungsschema – eigene Kriteriengruppen mit Kriterien, welche für die Prüfung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote relevant sind. Die Kriterien für die Feststellungen bei der Öffnung der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote sind vorgegeben und können hier nicht geändert werden. Der genaue Ablauf der Funktion ist bei Flexible Teilnahmeantrags- und Angebotsprüfung beschrieben. Weitere Informationen zum Erstellen eines Wertungsschemas finden Sie bei Wertungsschema.

Auftragsbekanntmachung EU¶

Das umfangreiche Bekanntmachungsformular enthält Angaben über den öffentlichen Auftraggeber, den Auftragsgegenstand, rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen, das Verfahren usw. Die meisten Felder sind bereits vorbelegt. Sie können die Angaben im Formular über die Schaltfläche Druckvorlagen und Formularausdruck am linken Ende der Formularsteuerungsleiste vorher überprüfen. In der Bekanntmachung ist auch ein Link auf die Vergabeunterlagen vorhanden, die auf der Vergabeplattform bereitgestellt werden. Dem von der EU-Richtlinie 2014 geforderten, registrierungsfreien Zugriff auf die Vergabeunterlagen wird nachgekommen, indem interessierten Unternehmen die Möglichkeit angeboten wird, ohne Registrierung in einen speziellen Bereich auf der AI VERGABEPLATTFORM zu gelangen, in dem die Vergabeunterlagen heruntergeladen werden können. Nachrichten der Vergabestelle an alle Bieter können in diesem Bereich ebenfalls eingesehen werden. Auch im zweistufigen Verfahren können Sie die Teilnahmewettbewerbsunterlagen registrierungsfrei zur Verfügung stellen. Im Einklang mit der EU-Richtlinie 2014 haben Sie jedoch die Möglichkeit, verfahrensindividuell zu entscheiden, ob der registrierungsfreie Zugriff auf die Vergabeunterlagen unterbunden werden soll, wenn es sich zum Beispiel um eine Verschlusssachenvergabe handelt.

Zusammenstellen der Teilnahmewettbewerbsunterlagen¶

Sie können die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb vor der Veröffentlichung überprüfen und bei Bedarf weitere Dokumente hinzufügen. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie bei Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.

Bekanntmachung veröffentlichen¶

In diesem Schritt versenden Sie die Bekanntmachung zur Veröffentlichung an Ihre Ausschreibungsblätter und Veröffentlichungsorgane, bei EU-Verfahren insbesondere auch an das Amtsblatt der EU. Außerdem können Sie die Bekanntmachung und Ihre Teilnahmewettbewerbsunterlagen im Internet an eine oder mehrere Vergabeplattformen übermitteln. Unter anderem können das sein:

• Amtsblatt der Europäischen Union (via E-Sender-Schnittstelle): für EU-Vergaben.

• AI VERGABEPLATTFORM: für nationale Vergaben und EU-Vergaben.

Vor dem Veröffentlichen einer EU-Vergabe auf einer der Plattformen müssen Sie bestätigen, dass Sie laut § 40 EU VgV die Bekanntmachung an das Amt für Amtliche Veröffentlichungen der Europäischen Gemeinschaften abgesandt haben. Eine genaue Beschreibung der Funktion finden Sie bei Veröffentlichung an das Amtsblatt der Europäischen Union.

Aktionen nach der Veröffentlichung¶

Da während der kompletten Dauer des Qualifizierungssystems Teilnahmeanträge eingehen können, verbleibt der Workflow nach der Veröffentlichung an derselben Stelle und alle weiteren Schritte des Verfahrens werden über die folgenden Aktionen gestartet:

• Erneut veröffentlichen (bei TW): Aufruf des Veröffentlichungs-Dialogs zum erneuten Versenden der geänderten Bekanntmachung an die angeschlossenen Plattformen.

• Korrekturbekanntmachung EU: Aufruf des Veröffentlichungs-Dialogs zum Versenden einer Korrekturbekanntmachung (F14) an die EU.

• Interne Dokumentationsvermerke erfassen: Aufruf des Formulars zum Hinzufügen von internen Protokoll-Dateien.

• Informationen über Ablehnung der Bewerbung: Über diese Aktion können abgelehnte Bewerber informiert werden.

• Informationen über Zulassung der Bewerbung: Zugelassene Bewerber erhalten hier ihre Zusage für den Verbleib im Qualifizierungssystem.

• Öffnen Teilnahmeanträge: Entschlüsseln der elektronischen Bewerbungen und Erfassen der auf dem Postweg eingereichten Anträge. Weitere Informationen sind bei Erfassen der Teilnahmeanträge enthalten.

• Prüfen Teilnahmeanträge: Prüfen der Bewerbungen anhand des Prüfkatalogs. Siehe dazu auch Formale Prüfung.

• Teilnahmewettbewerbsunterlagen neu erstellen: Aufruf des Dialogs zum Erstellen einer neuen Version der Teilnahmewettbewerbsunterlagen.

• Teilnahmewettbewerbsunterlagen versenden: Über diese Aktion können personalisierte Teilnahmeunterlagen an weitere Bewerber ohne Zugang zur AI VERGABEPLATTFORM ausgedruckt werden.

Qualifizierungssystem beenden¶

Nach Ablauf der Laufzeit des Qualifizierungssystems sollte der Workflow fortgesetzt, um das Verfahren zu beenden. Dabei besteht noch die Möglichkeit einen finalen Revisionsstand zu erfassen.

Vergabe im QS mit Aufruf zum Wettbewerb anlegen¶

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um eine neue Vergabe in einem Qualifizierungssystem mit Aufruf zum Wettbewerb anzulegen:

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Vergabe in Qualifizierungssystem.

• Wählen Sie den Menübefehl DATEI – NEU – VERGABE IN QUALIFIZIERUNGSSYSTEM.

Wählen Sie über das Lupen-Symbol das gewünschte Qualifizierungssystem mit Aufruf zum Wettbewerb aus. Die Felder Organisationseinheit und Verfahrensvorlage werden aus dem Qualifizierungssystem übernommen und können nicht geändert werden.

Erfassen Sie im Feld Kurzbezeichnung einen Namen für Ihr Verfahren.

Klicken Sie anschließend auf Erzeugen, um eine Vergabenummer nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators zu generieren.

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um seltener genutzte Eingabefelder anzuzeigen.

Im Feld Leistung beschreiben Sie die zu erbringende Leistung. Dieses Feld wird in der Regel für den Schriftverkehr in Druckvorlagen als Betreff bzw. Überschrift genutzt und kann im ersten Workflow-Schritt des Verfahrens noch ergänzt werden.

Verfahren bearbeiten bis zur Veröffentlichung¶

Die meisten Workflowschritte vor der Veröffentlichung enthalten Angaben, die aus dem übergeordneten Qualifizierungssystem übernommen wurden. Sie können diese Werte bei Bedarf ergänzen bzw. verändern. Folgende Schritte des Verfahrens sind davon betroffen:

• Leistungsverzeichnis überarbeiten: Aufruf des Leistungsverzeichnisses aus dem Qualifizierungssystem, um eventuelle Änderungen für die Vergabe zu erfassen.

• Terminplanung: Aufruf des Termin- und Fristenmanagers mit den vorgeschlagenen Terminen des Verfahrens, die bei Bedarf geändert werden können.

• Aufforderung Angebotsabgabe: Aufruf des gleichnamigen EU-Formulars. Erfassen Sie hier die möglichen Arten der Angebotsabgabe und die Zahlungsbedingungen sowie weitere relevante Informationen ihres Verfahrens.

• Eignungskriterien erstellen: Aufruf des Fragebogens zur Eignungsprüfung der Angebote aus dem Qualifizierungssystem, um eventuelle Änderungen für die Vergabe zu erfassen.

• Bieterauswahl: Hier können Sie die Teilnehmer Ihrer Vergabe festlegen. Im Unterschied zum Beschränkten Verfahren werden Ihnen auf der linken Seite immer nur die aktuellen Teilnehmer des übergeordneten Qualifizierungssystems angezeigt. Übernehmen Sie die gewünschten Teilnehmer von links nach rechts. Bevor die Vergabeunterlagen veröffentlicht wurden, können Sie einzelne Firmen auf der rechten Seite wieder entfernen. Genau wie im Beschränkten Verfahren können Sie nach dem Versenden der Aufforderung zur Angebotsabgabe keine weiteren Teilnehmer von links nach rechts hinzufügen.

• Anschreiben der Bieter: In diesem Dialog versenden Sie die Vergabeunterlagen an die ausgewählten Bieter Ihres Verfahrens. Der untere Bereich dieses Funktionsdialoges ist identisch mit dem Dialog der Veröffentlichung in einer öffentlichen Ausschreibung. Im oberen Teil des Fensters wird anstatt der Liste der Internet-Plattformen, die Liste der ausgewählten Teilnehmer angezeigt. Für jeden Teilnehmer ist der gewählte Kommunikationsweg (Post oder Vergabeplattform) voreingestellt. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Veröffentlichen wird für jeden [Via Post]{.smallcaps}-Bewerber das Fenster zum Ausdrucken der Vergabeunterlagen aufgerufen.

Alle weiteren Workflowschritte eines Verfahrens im Qualifizierungssystem mit Aufruf zum Wettbewerb nach der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen sind identisch mit denen aus einem öffentlichen EU-Verfahren. Weitere Informationen über den Ablauf des Liefer-/Dienstleistungsverfahrens finden Sie bei Öffentliche Ausschreibung (national) oder Offenes Verfahren (EU) bzw. für das Bauleistungsverfahren bei Öffentliche Ausschreibung (national) oder Offenes Verfahren (EU).