Bieterbenachrichtigung im Workflow¶

Nachrichten an Bieter und Interessenten können in grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten versendet werden:

• Jederzeit während der Laufzeit des Verfahrens über den Menübefehl GESCHÄFTSPARTNER – NACHRICHT AN TEILNEHMER SENDEN. Diese Nachrichten können auch mit einem Anhang versehen werden. Soll der Anhang signiert werden, muss dies vor dem Hinzufügen an die Nachricht mittels einer externen Anwendung durchgeführt werden. Weitere Informationen zu Nachrichten sind im Kapitel Nachrichtenübersicht enthalten.

• In einem bestimmten Workflow-Schritt eines Verfahrens. So werden Anschreiben versendet, die als fester Bestandteil eines jeden Vergabeverfahrens anstehen und die aufgrund ihrer juristischen Relevanz auch einer gewissen Form entsprechen müssen, wie zum Beispiel Absageschreiben oder die Benachrichtigung über die Zuschlagserteilung.

Nachfolgend werden einige dieser Bieterbenachrichtigungen aus dem Workflow heraus genauer beschrieben.

Benachrichtigung nichtberücksichtigter Bieter¶

Im EU-Verfahren ist die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter nach § 134 Abs. 1 GWB erforderlich. Dazu steht im eine umfassende Funktion zur Verfügung, die es Ihnen ermöglicht, jedem nichtberücksichtigten Bieter eine individuelle Absage zu senden.

Im nationalen Verfahren und im EU-Verfahren nach gesondertem Antrag der Bieter, erfolgt nach der endgültigen Zuschlagserteilung die Benachrichtigung der nichtberücksichtigten Bieter im nationalen Verfahren nach § 19 VOL/A oder § 46 UVgO bzw. im EU-Verfahren nach § 62 VgV.

Die Spaltenüberschriften in der Tabelle Bieterbenachrichtigung haben folgende Bedeutung:

Zum Bearbeiten der individuellen Angaben für jeden Bieter klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten in der Spalte Bearbeiten. Das Absageformular wird aufgerufen, in welchem Sie für jeden Bieter individuelle Eingaben erfassen können. Speichern Sie die Eingaben und klicken Sie auf OK, um zur Übersicht zurückzukehren. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche mit den drei Punkten in der Spalte Drucken. Das Druckdialogfenster wird aufgerufen.

Die bereits ausgedruckten Absageschreiben werden im Projektbaum als Bestandteil der digitalen Vergabeakte angezeigt.

Der Zugriff kann über Leserechte eingeschränkt werden. Sind keine Leserechte gesetzt, können die Absageschreiben von jedem, der die Vergabe öffnet, eingesehen werden.

Klicken Sie in der Spalte Versenden auf die Schaltfläche mit den drei Punkten und anschließend auf OK, wenn Sie dem Bieter die Absage als Anlage zu einer E-Mail senden wollen. Das Fenster Nachricht an Teilnehmer senden wird aufgerufen.

Vor dem Versenden der Nachrichten besteht die Möglichkeit, die angehängte Datei über die entsprechenden Schaltflächen anzuzeigen bzw. zu exportieren.

Dieselbe Funktion steht auch für andere Benachrichtigungen der Vergabeteilnehmer, z. B. für die Nachforderung von Unterlagen zur Verfügung.

Signatur von Bieteranschreiben¶

Dieser Signiervorgang wird im Folgenden am Beispiel einer Aufhebung erläutert.

Klicken Sie im Workflowschritt Information über Aufhebung auf die Schaltfläche mit den drei Punkten in der Spalte Versenden. Das Fenster Nachricht an Teilnehmer senden wird aufgerufen.

Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Signieren und wählen Sie aus der Liste die gewünschte Signaturkomponente aus.

Sie haben die Wahl zwischen der von bereitgestellten internen Signatur mit Signaturkarte bzw. mit Softzertifikat oder Sie verwenden zum Anbringen der Signatur eine externe Anwendung. Die dritte Option in der Liste bezieht sich auf das Importieren des signierten Dokuments im Falle von Mehrfachsignaturen. Diese drei Möglichkeiten werden nachfolgend kurz beschrieben.

Signatur mit Interner Funktionalität¶

Nachdem Sie sich für die von AI VERGABEMANAGER bereitgestellten internen Signaturkomponente entschieden haben, werden Ihnen weitere Informationen im Fenster Formular signieren angezeigt.

Klicken Sie hier auf die Schaltfläche Signieren und wählen Sie die gewünschte Art der internen Signatur aus.

Signatur mit Signaturkarte¶

Für die qualifizierte elektronische Signatur benötigen Sie einen Kartenleser und eine gültige Signaturkarte, die von AI VERGABEMANAGER unterstützt wird.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Signaturkarte, um den Signaturvorgang zu starten. Wählen Sie das Zertifikat in einem weiteren Fenster aus und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Sie werden in einem weiteren Fenster aufgefordert Ihre PIN einzugeben.

Nach dem Anbringen der qualifizierten Signatur wird Ihnen das signierte Dokument im Fenster Nachricht an Teilnehmer versenden angezeigt.

Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie die Unterschrift vor dem Versenden der Nachricht noch einmal überprüfen.

Signatur mit Softzertifikat¶

AI VERGABEMANAGER unterstützt auch die fortgeschrittene digitale Signatur mit Softzertifikat.

Klicken Sie im Fenster Auswahl des Signaturverfahrens auf die Schaltfläche Softzertifikat(mit P12-Datei), wählen Sie anschließend im Fenster Datei öffnen Ihre Zertifikatsdatei im *.p12-Format aus und klicken Sie auf Öffnen.

Anschließend werden Sie in einem weiteren Fenster zur Eingabe Ihres Passworts aufgefordert.

Nach dem Anbringen der fortgeschrittenen Signatur wird Ihnen das signierte Dokument im Fenster Nachricht an Teilnehmer versenden angezeigt.

Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie die Unterschrift vor dem Versenden der Nachricht noch einmal überprüfen.

Signatur mit externer Anwendung¶

Wenn Sie im Fenster Auswahl der Signaturkomponente die Auswahl Externe Anwendung treffen, müssen Sie das Anschreiben zuerst an dem von Ihnen gewählten Ort im Dateisystem abspeichern. Anschließend wird das folgende Fenster angezeigt:

Sie können an dieser Stelle entscheiden, ob Sie die externe Signatur außerhalb von sofort anbringen und das signierte Dokument über die Schaltfläche Anschreiben importieren zu Ihrer Nachricht hinzufügen wollen oder Sie können den Vorgang mit der Schaltfläche Abbrechen unterbrechen und das Versenden der Nachricht auf einen anderen Zeitpunkt verschieben.

Falls Sie sich für die erste Variante entscheiden, wird Ihnen nach dem Hinzufügen des signierten Dokuments das Fenster Nachricht an Teilnehmer versenden angezeigt.

Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie bei Bedarf die extern signierte Datei vor dem Versenden der Nachricht noch einmal überprüfen.

Mehrfachsignatur mit Unterbrechung¶

Wenn ein Anschreiben mehrfach signiert wird, muss es eventuell anderen Personen zur Verfügung gestellt werden. In solchen Fällen erfolgt das Versenden des unterschriebenen Anschreibens in zwei unabhängigen Schritten.

Im ersten Schritt wählen Sie im Fenster Auswahl der Signaturkomponente die Auswahl Externe Anwendung und exportieren das entsprechende PDF-Dokument. Der darauf folgende Dialog zum Importieren des signierten Dokumentes kann mit der Schaltfläche Abbrechen geschlossen werden.

Nach dem Anbringen aller erforderlichen externen Signaturen starten Sie den Sendevorgang über die Spalte Versenden in Ihrem Workflowschritt und wählen hier die Schaltfläche Signieren.

Wählen Sie diesmal im Fenster PDF-Signatur den Eintrag Signiertes Dokument importieren aus der Liste und klicken Sie auf OK.

Nach dem Hinzufügen des mehrfach signierten Dokuments wird das Fenster Nachricht an Teilnehmer versenden angezeigt.

Über die Schaltfläche Anzeigen können Sie bei Bedarf die extern signierte Datei vor dem Versenden der Nachricht noch einmal überprüfen.

Anhänge im Bieteranschreiben¶

Das Zuschlagsschreiben, das an den erfolgreichen Bieter versendet wird, enthält oft weitere Dateien, die dem Anschreiben während der Bearbeitung des Formulars als Anhang hinzugefügt wurden.

In diesem Fall werden alle Anhänge gemeinsam mit dem Zuschlagsschreiben in einem ZIP-Archiv als Anhang an die Bieternachricht angehängt.

Währen des Signierens, unabhängig ob über die interne Komponente oder eine externe Anwendung, wird immer nur das PDF-Anschreiben signiert, nicht die hinzugefügten Anhänge.

Vor dem Versenden können Sie den Inhalt des ZIP-Archivs über die Schaltfläche Anzeigen einsehen.