Termin- und Fristenmanager¶

Sie können im Termin- und Fristenmanager die Termine Ihrer Vergabe komfortabel planen, wobei die gesetzlichen und organisatorisch hinterlegten Bestimmungen für die Fristen berücksichtigt werden.

Eine horizontale Bereichstrennlinie mit zwei Pfeilen (siehe rote Markierung) teilt das Fenster in zwei unterschiedliche Bereiche. Klicken Sie auf einen der beiden Pfeile, um die Fensterteilung aus- bzw. wieder einzuschalten oder verschieben Sie die Bereiche mit der gedrückten Maustaste nach Belieben.

Die Fristentabelle enthält eine Übersicht aller Termine der Vergabe. Zugleich wird im oberen Bereich deren grafische Darstellung in Form eines Balkendiagramms angezeigt. Die beiden Bereiche greifen auf denselben Datenbestand zu, d. h., wenn sich in der Tabelle ein Termin ändert, wird das Diagramm automatisch aktualisiert oder wenn Sie das Balkendiagramm mit der gedrückten Maustaste verändern, wird der betroffene Termin in der Tabelle entsprechend geändert.

Tabellenbereich¶

Die Schaltflächen im Bereich der Fristentabelle des Termin- und Fristenmanagers haben folgende Bedeutung:

Schaltfläche	Bedeutung
	Neuen Termin anlegen.
	Ausgewählten Termin löschen.
	Importiert einen im Dateiformat ***.aiterm** exportieren Terminplan aus einer anderen Vergabe.
	Exportiert den aktuellen Terminplan im Dateiformat ***.aiterm**.
	Ausgewählte Termine nach Outlook bzw. im iCalendar-Format als E-Mail exportieren.
	Auswahlliste für Vorschlagsstrategien: Ausgehend von dem ausgewählten Eintrag werden automatisch Terminvorschläge in der Spalte VORSCHLAG erzeugt.
	Vorschlagsstrategie erneut anwenden, z. B. nach Änderungen über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN.
	Alle Vorschlagstermine übernehmen.
	Ändern der Vergabeeckdaten für die Vorschlagsstrategie.
	Diesen Vorschlagstermin übernehmen.
	Aufruf des MINIATURKALENDERs für die Terminauswahl.

Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, ohne zu klicken, erscheint der Name der Schaltfläche in einem blauen Textfeld unterhalb des Mauszeigers als sogenannter Tooltip.

Terminvorschläge und Einstellungen¶

Mit der Auswahlliste Vorschlagsstrategien veranlassen Sie den Terminmanager, ausgehend von einem Starttermin, eine geeignete Anordnung der Termine zu finden. Die Ergebnisse werden in der Tabellenspalte Vorschlag notiert. Schwarz geschriebene Vorschlagswerte unterscheiden sich von den angezeigten Datumswerten in der Spalte Datum, während Vorschläge in grauer Schrift mit dem eingetragenen Datum übereinstimmen. Welches Datum als Ausgang maßgeblich ist, besagt in der Regel der Vorschlagsstrategiename.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen, wenn Sie alle Vorschlagstermine in die Spalte Datum übernehmen wollen. Für einzelne Termine verwenden Sie die Schaltfläche mit dem Grünen Pfeil rechts neben dem Kalendersymbol eines Termins.

Die Standardvorschläge für Termine und Fristen sind abhängig von verschiedenen Faktoren (z. B.: Verfahrensart, Vergabedaten nur elektronisch verfügbar, eine Vorinformation wurde bereits veröffentlicht usw.). Sie können diese Eckdaten der Vergabe über die Schaltfläche Einstellungen ändern. Das Formular Vergabeeinstellungen wird aufgerufen.

Nach dem Speichern der Einstellungen verlassen Sie das Formular über die Schaltfläche OK und können sich anschließend die Fristen erneut berechnen lassen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche rechts neben der Auswahlliste: [Vorschlagsstrategie erneut anwenden]{.smallcaps}. Die neuen Termine werden in der Spalte Vorschlag angezeigt.

Termine bearbeiten¶

Sie können Datumswerte (z. B. den 09. August 2011) in der Tabelle manuell sechsstellig bzw. achtstellig mit Trennpunkten (09.08.11 bzw. 09.08.2011) oder auch ohne Trennpunkte (090811 bzw. 09082011) eintragen.

Mit den rechten bzw. linken Pfeiltasten blättern Sie monats- bzw. jahresweise, um das gewünschte Datum auszuwählen. Bei manchen Terminen (z. B. der Angebotsfrist) können Sie auch die Uhrzeit einstellen. Die Pfeiltasten sind dann unten links für die Stunden und rechts für die Minuten eingeblendet.

Fügen Sie bei Bedarf über Termin anlegen einen neuen Termin zu Ihrer Vergabe hinzu oder löschen Sie nicht mehr benötigte Termine mit der Schaltfläche rechts daneben: TAusgewählten Termin löschen.

Beim Erstellen der Fristentabelle können Sie auch auf externe Dateien zurückgreifen. Der kann das Dateiformat mit der Endung *.aiterm importieren, welches mit dem Programm AI TERMIN**ASSISTENT erstellt wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche **Importieren im Tabellenbereich. Der Import-Dialog wird aufgerufen. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf Öffnen.

Symbol	Bedeutung	Beispiel
	Reine Information ohne Auswirkungen auf den weiteren Verlauf.	Der Termin liegt auf einem nicht erlaubten Wochentag. Die Zuschlags- und Bindefrist endet nach Ausführungsbeginn.
	Warnhinweis ohne Auswirkungen auf den weiteren Verlauf.	Dieser Termin liegt in der Vergangenheit.
	Der Fehler muss behoben werden. Speichern und WEITER nicht möglich.	Die Reihenfolge der Termine ist falsch. Die Zuschlagsfrist endet vor der Angebotsfrist.

Termine exportieren¶

Sie können einzelne oder auch alle Termine der Vergabe in Ihren Outlook-Kalender exportieren. Verwenden Sie dafür die Schaltfläche Markierte Termine nach Outlook exportieren.

Eine Einstellung am -Server ermöglicht es festzulegen, welche Kalenderapplikation (MS Outlook, Lotus Notes usw.) auf dem Kundensystem installiert ist. Diese Einstellung wirkt sich auf das Exportformat der Termine aus. Wenn z. B. Lotus Notes konfiguriert ist, werden die in der Übersichtstabelle selektierten Termine als E-Mail im iCalendar-Format an alle Empfänger versendet, die beim Exportvorgang angegeben wurden. Nachdem die E-Mail im Posteingang der Lotus Notes-Anwendung angekommen ist, kann sie per Mausklick in den persönlichen Kalender übernommen werden. Auch ein Versand mehrerer Termine an verschiedene Empfänger gleichzeitig ist möglich. Dazu können mehrere Termine in der Tabelle markiert und im Adresseingabefeld mehrere E-Mail-Adressen, durch jeweils ein Komma getrennt, eingegeben werden. Prinzipiell kann über diesen Weg ein Termin an sämtliche Kalenderapplikationen exportiert werden, die das iCalendar-Format unterstützen.

Drucken¶

Unter dem Tabellenbereich der Termine befinden sich neben den üblichen Schaltflächen (Abbrechen, Speicher und Weiter) auf der linken Seite zwei zusätzliche Schaltflächen:

• Vorschau: Erstellt ein PDF-Dokument der aktuellen Ansicht.

• Druck: Sendet die aktuelle Ansicht direkt an den Drucker.

Rufen Sie vor dem Drucken die Vorschau auf, um das Druckergebnis zu überprüfen.

Beim Erzeugen der PDF-Anzeige bzw. beim Drucken können Sie wählen, ob das Diagramm enthalten sein soll oder nicht.

Diagrammbereich¶

Das Balkendiagramm in der oberen Hälfte der Fristenmanager Hauptseite hat eine eigene Aktionsleiste auf der linken Seite:

Symbol	Bedeutung
	Fügt der Übersicht eine einzelne Vergabe hinzu.
	Alle Vergaben hinzufügen, die zum gleichen Projekt gehören.
	Alle Vergaben der gleichen Organisationseinheit hinzufügen.
	Beim Mausklick auf das Balkendiagramm einer Vergabe in der Übersicht wird dieses rot umrandet. Die so markierte Vergabe wird entfernt.
	Zoomwerkzeug: Diagramm vergrößern.
	Zoomwerkzeug: Diagramm verkleinern.

Die Zeitachse im Diagrammbereich verläuft von links nach rechts. Das aktuelle Datum wird durch eine dicke rote Linie, die Kalenderwochen durch dünne, schwarze vertikale Linien dargestellt. Jede Zeitspanne der Vergabe wird durch einen farbigen Balken symbolisiert, z. B. die Zeit zwischen dem Absenden der Bekanntmachung und dem Ende der Angebotsfrist. Die Farbe der Balken hat keine besondere Bedeutung. Sie dient nur der optischen Abgrenzung. Sind mehrere Vergaben im Diagramm eingeblendet, werden gleichartige Fristen, d. h. Zeiträume mit jeweils gleichem Beginn- und Endpunkt, im gleichen Farbton dargestellt.

Sie können zur Gegenüberstellung und Übersicht die Diagramme weiterer Vergaben hinzufügen und so die Termine innerhalb eines Projektes besser abstimmen. Klicken Sie auf eine der drei Schaltflächen mit dem Plus-Zeichen. Es werden die Balkendiagramme weiterer Vergaben hinzugefügt.

Zum Entfernen einer Vergabe aus der Übersicht wählen Sie das Diagramm aus (es wird mit einer roten dargestellt) und klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Minus-Zeichen.

Vergabeübergreifende Übersicht¶

Standardmäßig ist für die Darstellung des Tabellenbereiches im Hauptfenster des Termin- und Fristenmanagers das Register [Aktuelle Vergabe]{.smallcaps} ausgewählt. Klicken Sie auf das Register Vergabeübergreifend, um eine Übersicht eines bestimmten Termins (z. B. die Angebotsöffnungstermine verschiedener Vergaben) anzuzeigen. Es werden die Termine derselben Vergaben aufgelistet, die auch im Diagrammbereich dargestellt werden. Dies ist eine komfortable Möglichkeit, um mehrere Vergaben zu vergleichen und abzustimmen.

Mit der Auswahlliste Termin können Sie einstellen, welcher Termin angezeigt wird. Folgende Termine stehen zur Auswahl:

• Absenden der Bekanntmachung

• Auskunftserteilung über die Vergabeunterlagen bis

• Anforderung der Vergabeunterlagen bis

• Ende der Zuschlags- und Bindefrist

• Ausführungsbeginn

• Ausführungsende

• Ende der Angebotsfrist

Die Termine der aktuellen Vergabe können hier – wie auch in der Tabellenansicht – über das Kalendersymbol oder durch Tastatureingabe geändert werden.

Über die Schaltfläche Weitere Informationen wird das Fenster mit den Vergabedetails für jeden Eintrag aufgerufen. Darin werden wichtige Stammdaten der Vergabe angezeigt, z. B. Vergabenummer, Leistung, Vergabeart, Verantwortlicher usw.

Klicken Sie auf OK, um wieder zum Ausgangspunkt zurückzukehren.

Speichern Sie Ihre Eingaben über die Schaltfläche Speichern.