Übersichtsseite¶

Die AI VERGABEMANAGER-Übersichtsseite besteht aus zwei Registern (3) und mehreren unterschiedlichen Bereichen, die nachfolgend kurz beschrieben werden.

Der linke Bereich Aufgaben (1) im Register Aktuelles enthält alle Aufgaben, die Sie durchführen sollen. Die Symbole neben jeder Aufgabe zeigen an, ob es sich um eine Formulareingabe handelt oder ob eine Funktion aufgerufen wird. In der nachfolgenden Tabelle sind die wichtigsten Aufgabensymbole zusammengefasst.

Aufgabensymbol	Bedeutung
	Aufruf eines Formulars für die Datenerfassung
	Aufruf und Bearbeiten des Leistungsverzeichnisses bzw. der Bestellpositionen in einer Preisanfrage.
	Aufruf und Bearbeiten des Termin- und Fristenmanagers.
	Aufruf und Bearbeiten des Fragebogens für die Eignungskriterien bzw.des Dialogs für die Auswahl der Teilnehmer.
	Aufruf des Veröffentlichungsdialogs bzw.des Dialogs zum Versenden von Nachrichten.
	Aufruf des Dialogs zum Drucken, Exportieren bzw.Erstellen eines Revisionsstands.
	Aufruf des Dialogs zum Öffnen der Angebote.
	Rechnerische Prüfung und Nacherfassung der Leistungsverzeichnisse.
	Aufruf der Matrix für die Angebotsprüfung, den Preisvergleich, die Wertung, denVergabevorschlag und die Zuschlagserteilung.
	Aufruf des Dialogs zum Zusammenstellen der Vergabeunterlagen.
	Gesperrte Aufgabe, z. B. wenn die Vergabe aufgehoben wird.

Über den Link Suchen/Sortieren (2) rechts oben im Bereich der Aufgaben können Sie das Sortierkriterium der Aufgabenanzeige steuern.

Auf der rechten Seite in den zwei kleineren Bereichen des Registers Aktuelles sehen Sie alle anfallenden Termine (5) bzw. die Nachrichten (6) von der Vergabeplattform. Ähnlich wie auf einer Webseite, wird jede Tabellenzeile als Link (Handsymbol) angezeigt und grau hervorgehoben, wenn Sie mit der Maus darauf zeigen. Ein Mausklick genügt, um die Detailansicht der entsprechenden Vergabe aufzurufen.

Klicken Sie dazu auf den Link Filtern Das Fenster Nachrichten filtern wird aufgerufen. Im oberen Eingabefeld können Sie einen Suchbegriff eintragen und auf das Lupensymbol rechts daneben klicken, um die Liste der Nachrichten auf eine bestimmte Vergabe zu beschränken. Das Listenfeld darunter enthält als Auswahlwerte alle gerade vorhandenen Beschriftungen der Nachrichten. Treffen Sie hier Ihre Auswahl, um nur bestimmte Nachrichten zu sehen. Sie können die Eingaben in den beiden Feldern auch kombinieren.

Im zweiten Register der Übersichtsseite, Vergaben (3), werden alle aktiven Vergaben des angemeldeten Benutzers aufgelistet. Ändern Sie die Sortierung der Tabelle, indem Sie auf den gewünschten Spaltentitel klicken.

Das Auffinden einer bestimmten Vergabe – auch bei großen Datenmengen – wird in beiden Registern durch einen Filter erleichtert. Geben Sie im Suchfeld (4) einen Suchbegriff ein und klicken Sie auf das Lupensymbol rechts neben dem Eingabefeld. In beiden Registern werden nur noch Einträge angezeigt, die mit dem Suchbegriff übereinstimmen. Der Bereich der Termine (5) und Nachrichten (6) wird dabei ebenfalls gefiltert. Entfernen Sie den Suchbegriff durch Anklicken der Schaltfläche mit dem schwarzen X, wenn Sie den Filter ausschalten wollen.

Die Statusleiste (9) unten im Fenster der Übersichtsseite des AI VERGABEMANAGER enthält die folgenden Informationen einer geöffneten Vergabe (von links nach rechts):

• Die Vergabenummer
• Die aktuelle Vergabe-Phase
• Die Verfahrensart
• Den Server- und den Benutzernamen

Projektbaum und Navigation¶

Mit Hilfe des Symbols Sidebar aus der Symbolleiste (7) können Sie den Projektbaum bzw. die Navigation im linken Fensterbereich aus- und wieder einschalten.

Die Sidebar kann bequem über eine der folgenden Möglichkeiten aus- und wieder eingeblendet werden:

• Das Symbol Sidebar anzeigen in der Symbolleiste (7)
• Den Menübefehl EXTRAS - SIDEBAR SICHTBAR aus der Menüleiste (8)
• Die Taste [F11]

Der Projektbaum enthält eine strukturierte Übersicht aller Formulare der aktuell geöffneten Vergabe und des aktuellen Projektes. Sie können durch Anklicken der + und - Zeichen vor den Ordnersymbolen die angezeigte Liste entweder erweitern oder reduzieren.

In der Navigation wird Ihnen der Workflow der Vergabe mit allen unterschiedenen Phasen und den dazugehörigen Schritten zur Ansicht angezeigt. Ein Navigations-Schritt besteht aus mindestens einem, in den meisten Fällen jedoch aus mehreren Workflow-Schritten. Klicken Sie auf die weißen bzw. schwarzen Dreiecke, um die Liste der Workflow-Schritte anzuzeigen bzw. auszublenden.

Abgeschlossene Workflow-Schritte werden in der Navigation mit einem Häkchen und grüner Schrift gekennzeichnet, während noch nicht durchgeführte Workflow-Schritte grau sind. Der aktuelle Workflow-Schritt besitzt einen schwarzen Punkt bzw. wenn er gerade ausgeführt wird einen schwarzen Pfeil.

Ordner für die Vergabeakte anlegen¶

Für das Ablegen von Dateien in der Vergabeakte können zusätzliche Ordner im Projektbaum angelegt werden. Mit einem Rechtsklick auf den gewünschten Knotenpunkt im Projektbaum öffnet sich das Menü mit der Option einen neuen Ordner anzulegen. Nachdem der Ordner erstellt wurde, kann mit einem Rechtsklick auf den Ordner der Dialog zum Importieren von Dateien geöffnet werden. Hochgeladene Dateien sind am Ende Teil des Revisionsstandes und somit der Vergabeakte. Über den Rechtsklick können Ordnern auch umbenannt und wieder entfernt werden. Alle Dateien, die sich zu diesem Zeitpunkt in dem gewählten Ordner befinden, werden ebenfalls entfernt.

Auf diese Weise angelegte Ordner können beliebig mit Unterordnern gegliedert werden. Die so angelegte Struktur wird entsprechend in der Vergabeakte abgebildet.

Detailansicht einer Vergabe¶

Rufen Sie die Detailansicht einer Vergabe auf, indem Sie die entsprechende Zeile in der Tabelle (3) des Registers Vergaben oder im Aufgabenbereich (1) des Registers Aktuelles auf der Übersichtsseite anklicken.

Der aktive Workflow-Schritt wird aufgerufen und als Registerkarte mit einem Reiter angezeigt. In manchen Fällen kommt während der Bearbeitung der Aufgabe eine weitere Registerkarte hinzu. Durch Anklicken des dazugehörigen Reiters können Sie zwischen den Registerkarten hin und her schalten. Alle Reitereinträge besitzen auf der rechten Seite eine Schaltfläche zum Schließen. Der Reiter der aktiven Registerkarte hat eine dunklere Schrift.

Sie kehren zur Übersichtsseite zurück, indem Sie auf den ersten Reiter von links klicken Startseite anzeigen und anschließend auf Übersichtsseite anzeigen

In den meisten Fällen müssen Sie noch einige Warnmeldungen zum Speichern von Änderungen bestätigen.

Es ist möglich mehrere Formulare und Bearbeitungsaktivitäten in einem Aufgabenpaket zusammenzufassen. Eine Übersichtsseite erklärt das Aufgabenpaket und enthält Links zum Öffnen der Einzelaufgaben. Die Dateneingabe zwischen den einzelnen Formularen wird synchronisiert.

Benutzereinstellungen¶

Im oberen Teil des Anwendungsbereiches können Sie die Benutzereinstellungen für die Anzeige der Startseite vornehmen. Klicken Sie dazu auf den Link Diese Seite anpassen. Das Fenster Benutzereinstellungen wird aufgerufen.

Die linke Seite des Fensters Benutzereinstellungen enthält sechs Einträge, die Sie auswählen können. Rechts davon werden zu jedem Eintrag die Einstellungsmöglichkeiten angezeigt.

Startseite¶

Aktivieren Sie das Kontrollfeld Vereinfachte Startseite anzeigen, wenn Sie in der Übersichtsseite den Aufgaben-, Nachrichten- und Terminbereich ausblenden wollen.

Systemeinstellungen¶

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Büroklammersymbol, um das aktuelle Benutzerverzeichnis bzw. das Standardverzeichnis für den Import von Dateien zu ändern.

Aktivieren Sie das Kontrollfeld Rechtschreibprüfung aktivieren, wenn Sie eine interaktive Rechtschreibkontrolle einschalten wollen. Unbekannte Wörter werden dann, wie in den MS Office-Programmen, mit einer roten Wellenlinie unterstrichen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Wort und wählen Sie - wenn vorhanden - aus dem oberen Teil des Kontextmenüs einen Vorschlag aus oder fügen Sie mit Hinzufügen den Text in Ihr Benutzerwörterbuch hinzu bzw. entfernen Sie die rote Markierung, indem Sie den Befehl Alle ignorieren auswählen.

Im Bereich Aufgabeneingang können Sie das Kontrollfeld Aktivitäten automatisch starten aktivieren, damit Workflow-Schritte, die Sie über die Schaltfläche Weiter beenden, automatisch gestartet werden, wenn sie sich erneut in Ihrem Aufgabeneingang befinden. Durch die Aktivierung der letzten beiden Kontrollfelder in diesem Bereich stellen Sie sicher, dass Sie beim Eingehen neuer Nachrichten oder Aktivitäten benachrichtigt werden.

Das Kontrollfeld im Bereich Aktionen Inaktive Aktionen ausblenden ist standardmäßig aktiviert, damit Ihnen im Menü Aktionen nur die ausführbaren Aktionen angezeigt werden.

Im Bereich Oberfläche können Sie durch Aktivieren der Kontrollfelder die Symbolleiste und die Statusleiste einblenden.

Im Bereich Hilfe können Sie einschalten, dass Ihnen für die meisten Eingabefelder sowohl in Formularen als auch in Funktionsdialogen die Erläuterungstexte unterhalb des Eingabefeldes angezeigt werden.

Vergabenübersicht¶

Klicken Sie in das Listenfeld Anzeigemodus und legen Sie fest, ob Sie im Tabellenbereich der Übersichtsseite alle Vergaben oder nur eine bestimmte Auswahl sehen wollen. Im unteren Teil des Fensters, in den Feldern Tabellenspalten und Reihenfolge, können Sie die Art und Anzahl der Tabellenspalten auf der Übersichtsseite einstellen. Ein Mausklick auf einen Eintrag im Feld Tabellenspalten kopiert diesen in das rechte Feld Reihenfolge. Hier können Sie die Reihenfolge der Spalten mit Hilfe der Pfeiltasten oben bzw. Unten ändern. Entfernen Sie einen Eintrag aus dem rechten Feld, indem Sie auf den einfachen Linkspfeil klicken. Ein Klick auf den Doppelpfeillöscht den gesamten Inhalt im Feld Reihenfolge.

Termine¶

An dieser Stelle können Sie über die Listenfelder AngezeigteTermine und Anzeigezeitraum die Art und den Zeitraum der angezeigten Termine festlegen.

Benutzereinstellungen - Anmeldung¶

Hier können Sie benutzerspezifische Einstellungen vornehmen, z. B. die Anmeldung mit Benutzername und Passwort verbieten. In diesem Fall ist nur die Anmeldung mit Signaturkarte (SMARTCARD) erlaubt.

Ein Benutzer mit diesen Einstellungen erhält beim Versuch sich mit Benutzername und Passwort anzumelden eine entsprechende Meldung.

Benutzereinstellungen - Validierung von GAEB-Dateien¶

Im Bereich Validierung von GAEB-Dateien der Benutzereinstellungen ist zunächst keines der Optionsfelder ausgewählt. Beim erstmaligen Versuch eine GAEB-Datei in eine Vergabe zu importieren wird eine diesbezügliche Meldung angezeigt.

Wählen Sie die Option GAEB-Datei mit wingaeb XML validieren und fügen Sie über das Büroklammer-Symbol den Pfad zu Ihrer lokalen **wingaeb**xml-Anwendung hinzu.

Jedes Mal wenn Sie in einem Formular bzw. im Workflowschritt Leistungsverzeichnis erstellen(als externes Leistungsverzeichnis) eine GAEB-Datei importieren, wird diese automatisch von **wingaeb**xml validiert und das Ergebnis in einem weiteren Fenster angezeigt.

In diesem Fall enthalten Sie einen Hinweis, dass der Dateityp GAEB 2000 nicht unterstützt wird. Die Vergabe kann trotzdem veröffentlicht werden.

Klicken Sie auf Speichern, oder OK, um Ihre Änderungen in den Benutzereinstellungen zu übernehmen oder verwerfen Sie die Änderungen über die Schaltfläche Abbrechen.

Symbolleiste¶

Über die Symbolleiste (8) des AI VERGABE**MANAGER lassen sich die wichtigsten Funktionen bequem aufrufen. Wenn Sie mit der Maus auf ein Symbol zeigen, ohne zu klicken, erscheint der Name des Symbols, als **Tooltip, in einem blauen Textfeld unterhalb des Mauszeigers.

Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Symbole und ihre Bedeutung:

Symbol	Bedeutung
	Neu – Aufruf des Klappmenüs zum Erstellen von: Projekt, Teilprojekt, Bekanntmachung, Vergabe, Vergabe nach Vorlage, Nachtrag, Qualifizierungssystem, Vergabe in Qualifizierungssystem, Dynamisches Beschaffungssystem, Einzelauftrag zu Dyn. Beschaffungssystem, Bestellung, Preisanfrage, Öffentliche Preisanfrage, Direktkauf, Direktauftrag, Leistungsverzeichnis. Ein neues Projekt wird standardmäßig zusammen mit einer neuen Vergabe angelegt.
	Öffnen – Aufruf des Klappmenüs zum Öffnen von: Projekten, Vergaben, Bekanntmachungen, Bestellungen, Leistungsverzeichnissen. Durch Aktivieren bzw. Deaktivieren der Kontrollfelder können Sie die Anzeige in diesen Fenstern an Ihre Bedürfnisse anpassen.
	Aktualisieren – Aufgabeneingang und Prozessübersicht aktualisieren – Der Aufgabeneingang wird aktualisiert, neu zugeordnete Aufgaben des Benutzers werden angezeigt, beendete Aufgaben werden entfernt. Alternative: die Taste [F5].
	Sidebar – Projektbaum bzw. Navigation anzeigen – Ein- bzw. Ausschalten des Projektbaums und der Navigation auf der linken Fensterseite. Weitere Informationen sind im Kapitel Projektbaum und Navigation enthalten. Alternative: die Taste [F11].
	Drucken – Sendet das offene Formular direkt an den angeschlossenen Drucker. Ist nur in Formularen aktiv
	Vorschau – Öffnet das PDF-Formular zur Ansicht. Ist nur in Formularen aktiv.
	Export – Daten des aktuellen Formulars im PDF-Format speichern. Ist nur in Formularen aktiv.
	Rücksprung – Sie können die Workflowschritte, die Ihnen zugeordnet und noch nicht vollständig abgeschlossen sind, erneut bearbeiten (siehe auch Kapitel Rücksprünge im Vergabeprozess "Rücksprünge im Vergabeprozess"). Ein Mausklick auf die Schaltfläche öffnet eine Liste der möglichen Startpunkte für den Rücksprung. Zeigt man mit der Maus auf einen dieser Einträge ohne zu klicken, wird rechts davon eine Liste der möglichen Zielpunkte für den Rücksprung eingeblendet. Wenn die aktuelle Aktivität in Bearbeitung ist, wird sie an erster Stelle in der Liste geführt und durch eine Linie von den restlichen Aktivitäten abgetrennt. Die Trennungslinie entfällt, wenn keine Aufgabe in Bearbeitung ist.
	Workflow – Aufruf einer graphischen Übersicht der Vergabe.
	Funktionen – Funktionszuordnung anzeigen: Übersicht über die Verantwortlichkeiten innerhalb der Vergabe.
	Termine – Termine der aktuellen Vergabe.Aufruf des Moduls Fristenmanagement.
	Nachrichten – Nachrichtenübersicht anzeigen: Übersicht aller gesendeten oder empfangenen Nachrichten innerhalb der Vergabe.
	Revisionsstand – Speichert den aktuellen Stand aller Vergabeformulare als Revisionskopie.
	Leistungsverzeichnisse – Dient der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses, unabhängig von einer Vergabe oder einem Workflow. Weitere Informationen dazu enthält das Kapitel Verwaltung von Leistungsverzeichnissen .
	Hilfe – Ruft die Online-Hilfe auf.
	Modul Wechseln – Wechselt die Programm-Perspektive z. B. zum AI FIRMENMANAGER, wenn diese im Kundenmodell konfiguriert ist.

Menüleiste¶

Alle Funktionen des AI VERGABEMANAGER sind thematisch gegliedert in der Menüleiste (9) des Programms enthalten.

Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Menübefehle und ihre Bedeutung. Die unterstrichenen Buchstaben entsprechen den eingestellten Kurzbefehl-Tasten.

Menübefehl - DATEI¶

Menübefehl - GESCHÄFTSPARTNER¶

Menübefehl - AUSWERTUNGEN¶

Menübefehl -- EXTRAS¶

Menübefehl - AKTIONEN¶

Dieser Menüpunkt enthält Befehle, die während der Workflowbearbeitung ausgeführt oder erneut aufgerufen werden. Die Möglichkeit der Ausführung dieser Aktionen ist aber auf die jeweiligen Nutzerrechte und den aktuellen Status des Vergabeprozesses abgestimmt.

Bei Abbruch bzw. Aufhebung einer Vergabe über die entsprechende Aktion wird eine Bestätigung des Benutzers abgefragt, um eine unbeabsichtigte Durchführung zu vermeiden. Der Meldungstext kann für jeden Kunden individuell geändert werden.

Menübefehl - HILFE¶