Preisanfragen¶

Eine Preisanfrage dient der vollelektronischen Einholung von Marktpreisen für geringwertige Leistungen im Rahmen eines kurzen Workflows, der den Prozess von der Erfassung bis zum Zuschlag mit Vergabeplattformintegration abbildet.

Der Vorteil des Moduls liegt vor allem in der einfachen und unkomplizierten Anwendung:

Intuitive Bedienung.
Schnelle Erstellung einer Preisanfrage und Übermittlung an ausgewählte Bieter.
Die Angebotsunterlagen für den Bieter werden im Hintergrund vom System erzeugt, der Bieter muss lediglich das Leistungsverzeichnis mit Preisen füllen.
Es wird weder eine Signaturkarte noch ein Lesegerät benötigt, d. h. auch Bieter ohne entsprechende Signatur-Ausstattung können sich an diesem Verfahren beteiligen.

Preisanfrage anlegen und Bestellpositionen erfassen¶

Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten, um eine neue Preisanfrage anzulegen:

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu und wählen Sie aus der Liste den Eintrag Preisanfrage.
Wählen Sie den Menübefehl DATEI – NEU – PREISANFRAGE.

Erfassen Sie im Feld Kurzbezeichnung einen Namen für Ihre Preisanfrage.

Die Eingabe im Feld Kurzbezeichnung entspricht dem Dateinamen der Ausschreibung. Sie wird in der Titelzeile bei geöffneter Vergabe und in jeder Aufgabe im Aufgabeneingang angezeigt. Wählen Sie die Kurzbezeichnung so, dass Sie und andere Vergabebeteiligte die Preisanfrage darüber schnell wiederfinden und nicht verwechseln können.

Klicken Sie anschließend auf Erzeugen, um eine Vergabenummer nach den Vorgaben des hinterlegten Aktenzeichengenerators zu generieren.

Klicken Sie auf Weitere Optionen, um seltener genutzte Eingabefelder anzuzeigen.

Neue Preisanfrage Anlegen mit weiteren Optionen ausgeklappt: Projekt und Rahmenvereinbarung können somit ausgewählt werden. — Neue Preisanfrage mit weiteren Optionen

Info

Sie können die neue Preisanfrage auch einem bereits bestehenden Projekt bzw. einem Rahmenvertrag zuordnen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche mit dem Lupensymbol rechts neben Projekt bzw. Rahmenvereinbarung. Eine Liste aller bestehenden Projekte wird aufgerufen, aus der Sie eine Auswahl treffen können. Mit der Schaltfläche schwarzes X rechts neben der Lupe wird die Auswahl aufgehoben. Der AI VERGABEMANAGER legt in diesem Fall ein neues Projekt zusammen mit der neuen Preisanfrage an. Durch die Zuordnung zu einem Rahmenvertrag ist sichergestellt, dass die Anfrage ausschließlich an die an der Rahmenvereinbarung beteiligten Unternehmen geht. Nach dem durchgeführten Preisvergleich wird der Zuschlag an die günstigste Variante erteilt.

Das Modul ermöglicht eine einfache Erstellung des Leistungsverzeichnisses:

Schnelle und komfortable Erfassung von Positionen mit automatischer Nummerierung
LV-Darstellung in Vergabestellen- und Bietersicht
Verschiedene Validierungsmöglichkeiten des LVs, u. a. Prüfung der Pflichtfelder
Wechsel zwischen einfacher und komplexer Ansicht des LVs mit diversen Untergliederungsmöglichkeiten in Gruppen und Losen sind möglich

Teilnehmer auswählen¶

Im nächsten Workflow-Schritt wird der Vergabestelle eine Liste bereits erfasster Bieter-Stammdaten zur Auswahl für ihre Preisanfrage zur Verfügung gestellt. Alle Funktionen des Moduls Bieterauswahl (siehe Bieterauswahl in beschränkten Verfahren) sind hier in vollem Umfang verfügbar.

Preisanfrage an Teilnehmer versenden¶

Nach der automatischen Zusammenstellung der Vergabeunterlagen erfolgt die Veröffentlichung der Preisanfrage, ähnlich wie bei einem beschränkten Vergabeverfahren, auf der Vergabeplattform, schriftlich auf dem Postweg oder per E-Mail. Die Vorteile in diesem Schritt sind:

Direkte Termineingabe: Der Verfügbarkeitstermin auf der Plattform und das Ende der Angebotsfrist werden festgelegt.
Automatisches Generieren der Vergabeschlüssel im Hintergrund, ohne dass der Vorgang manuell gestartet werden muss.
Automatisches Erstellen der Vergabeunterlagen. Falls zusätzliche Dateien und Dokumente in die Vergabeunterlagen integriert werden müssen, klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen und fügen Sie die gewünschten Dateien hinzu.

Angebote auswerten¶

Der nächste Schritt innerhalb des Moduls besteht in der Auswertung der Angebote. Alle auf dem Postweg eingegangenen Angebote können über die Schaltfläche Neues Angebot nacherfasst werden. Als Wertungskriterium wird ausschließlich der Preis herangezogen. Der Anwender erteilt durch die manuelle Bestätigung den Zuschlag.

Preisanfragen sind Verfahren mit automatischer Entschlüsselung der Angebote bei Angebots-eingang, d. h. es gibt keinen Angebotsöffnungsdialog mit der Möglichkeit, die Konsistenz der Daten mit der Vergabeplattform abzugleichen. Daher wurde eine zusätzliche Konsistenzprüfung in die Wertungsmatrix integriert. Sie kann entweder über die Schaltfläche Konsistenzprüfung aktiviert oder automatisch beim Verlassen der Wertungsmatrix ausgelöst werden. Sollten Unterschiede festgestellt werden, wird der Benutzer über einen Dialog davon in Kenntnis gesetzt. Er hat dann die Möglichkeit, die noch nicht entschlüsselten Angebote zu entschlüsseln und in die Bewertung einzubeziehen.

Zuschlagserteilung¶

Ein Zuschlagsschreiben wird erstellt, ausgedruckt und an den Bieter versendet. Absageschreiben an die weiteren Anbieter sind nicht erforderlich. Der Workflow für diese Preisanfrage ist somit beendet, es sind keine weiteren Schritte vorgesehen.