Verfahren mit Teilnahmewettbewerb¶
Verfahren mit Teilnahmewettbewerb sind zweistufige Verfahren, bei denen die Teilnehmer nach einem Wettbewerb ermittelt und zur Abgabe ihres Angebots aufgefordert werden.
Im ersten, öffentlichen Teil des Verfahrens werden die Teilnahmewettbewerbsunterlagen auf der Vergabeplattform veröffentlicht und die auf dem Postweg eingegangenen Bewerbungen für die Teilnahme am Verfahren erfasst bzw. die auf elektronischem Wege eingegangenen Teilnahmeanträge entschlüsselt und geprüft.
Tipp
Die Vergabestelle hat dabei die Möglichkeit zu entscheiden, ob die gesamten Vergabeunterlagen (inkl. Leistungsverzeichnis) bereits in der ersten Stufe des Verfahrens veröffentlicht werden.
Der Veröffentlichen-Dialog für diese erste Stufe des Verfahrens enthält neben den beiden Spalten für Bekanntmachung und Vergabeunterlagen, eine zusätzliche Spalte Teilnahmewettbewerb.
Versenden der Teilnahmewettbewerbsunterlagen¶
Im Workflowschritt Teilnahmewettbewerbsunterlagen versenden können Sie weitere Bewerber erfassen, denen die Teilnahmewettbewerbsunterlagen per Post zugestellt werden sollen.
Klicken Sie unten in der Formularsteuerungsleiste auf die Schaltfläche Bewerber erfassen, um einen neuen Bewerber für die Unterlagen zu erfassen.
Das Fenster Teilnehmer für Teilnahmewettbewerb erfassen wird aufgerufen.
Wählen Sie den Teilnehmer aus der Liste. Wenn der Teilnehmer noch nicht erfasst ist, muss er vorher über den Menübefehl GESCHÄFTSPARTNER – FIRMENÜBERSICHT angelegt werden. Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie Firmenstammdaten.
Nachdem Sie den Bewerber im oberen Bereich des Fensters ausgewählt haben, werden im unteren Bereich Kommunikationsweg mit der Firma auswählen die dazugehörenden Datensätze angezeigt. Das Briefsymbol steht für einen manuell von der Vergabestelle erfassten Datensatz.
Wählen Sie den gewünschten Teilnehmer aus und erfassen Sie das Datum der Anforderung und der Versendung der Vergabeunterlagen. Der Status-Bereich des Fensters gibt Ihnen die Möglichkeit, einem Bewerber die Teilnahmeunterlagen zu verweigern, nachdem Sie zwingend eine Begründung für diese Entscheidung erfasst haben. Speichern Sie die Angaben mit der Schaltfläche Hinzufügen.
Anschließend müssen Sie die Vergabeunterlagen an die manuell erfassten Teilnehmer versenden, indem Sie rechts in der Namensliste auf die Schaltfläche Versenden klicken. Die Vergabedokumente werden aufgerufen und können einzeln ausgedruckt werden. In der Spalte Bereits via Papier oder E-Mail versandt werden diese Teilnehmer mit einem farbigen Punkt im Optionsfeld gekennzeichnet. Für alle Bewerber, die auf der Plattform angemeldet sind, stehen die Teilnahmewettbewerbsunterlagen auf der angebundenen Plattform zur Verfügung.
Warnung
Bitte beachten Sie, dass ein manuell erfasster Teilnehmer nur dann als aufgefordert gilt, wenn für ihn die Vergabeunterlagen gedruckt wurden!
Teilnehmerübersicht¶
Rufen Sie die Teilnehmerübersicht Ihres Verfahrens aus dem Menü Geschäftspartner auf.
Häufige Frage
Wenn in der Teilnehmerübersicht neben einem Eintrag ein kleines Warndreieck 
angezeigt wird, unterscheiden sich die Teilnehmerdaten von denen, die im Stammdatensatz des AI VERGABEMANAGER erfasst sind bzw., wenn kein Stammdatensatz vorhanden ist, von den Firmendaten des externen Systems. Dieser Fall kann eintreten, wenn die Firmendaten des externen Systems bzw. die Stammdaten des nach dem Zeitpunkt der Teilnahme verändert werden.
Markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche Datenabgleich. Das Fenster Teilnehmerdatenabgleich enthält eine Übersicht der Feldinhalte des Teilnehmers und des dazugehörigen Firmendatensatzes. Sie erkennen die unterschiedlichen Feldinhalte an der farblichen Markierung und können – bei Bedarf – die Werte aus dem Stammdatensatz bzw. aus dem externen Firmendatensatz in Ihre Teilnehmerdaten auf der linken Seite übernehmen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Linkspfeil in der entsprechenden Zeile. Die Werte werden von rechts nach links übertragen. Mit Hilfe der X-Schaltfläche können Sie – falls erforderlich – die Änderungen rückgängig machen.
Info
Für Vergabestellen, die bis zum Zeitpunkt der Öffnung der Teilnahmeanträge die Identität der beteiligten Firmen nicht wissen dürfen, kann AI VERGABEMANAGER so konfiguriert werden, dass die Bewerber eines Verfahrens zwar in der Übersicht angezeigt werden aber alle identifizierenden Daten durch den Schriftzug „Verdeckt“ ersetzt werden. In solchen anonymisierten Verfahren ist zwar die Anzahl der Teilnehmer, nicht jedoch deren Identität bekannt.
Erfassen der Teilnahmeanträge¶
Öffnen Sie die Aufgabe Teilnahmeanträge öffnen in Ihrem Aufgabeneingang.
Um die Öffnung der Teilnahmeanträge zu starten, müssen Sie die Schaltfläche Teilnahmeantragsöffnung beginnen betätigen.
Info
Sie erkennen den Eingang elektronischer Teilnahmeanträge daran, dass diese bereits in der Liste vorhanden sind und dass in der Spalte DIG. SIGNATUR nicht der Wert "Papier Teilnahmeantrag" eingetragen ist.
Wählen Sie den zu öffnenden Teilnahmeantrag aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Teilnahmeantrag entschlüsseln.
Sie werden nun zur Eingabe des bei der Veröffentlichung generierten Schlüssels aufgefordert. Laden oder importieren Sie den ersten privaten Schlüssel. Wiederholen Sie diese Vorgehensweise bei allen elektronisch eingegangenen Teilnahmeanträgen bis die Schaltfläche Teilnahmeantrag entschlüsseln deaktiviert ist (die Schrift ist dann grau).
Info
In anonymisierten Vergaben, wo bis zum Zeitpunkt der Öffnung der Teilnahmeanträge die Identität der beteiligten Firmen nicht bekannt sein darf,kann über die Schaltfläche TEILNEHMERLISTE AUFDECKEN die Deanonymisierung der Teilnehmer gestartet werden.
Um die schriftlich eingegangenen Anträge zu erfassen, klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Neuer Teilnahmeantrag, tragen Sie das Eingangsdatum und eventuell das Bewerbungsdatum ein und klicken Sie anschließend im Fenster Prüfung der Teilnahmeanträge auf die Schaltfläche Bewerber auswählen.
Wählen Sie den Bewerber entweder direkt aus der Liste der bisherigen Bewerber aus oder wechseln Sie mit der Schaltfläche Neuer Bewerber in die Liste der Teilnehmer für Teilnahmewettbewerb erfassen. Beachten Sie dazu auch die Beschreibung der Funktion bei Versenden der Teilnahmewettbewerbsunterlagen bzw. Firmenstammdaten.
Nachdem Sie einen Bewerber ausgewählt haben, klicken Sie auf Hinzufügen, um den Antrag vollständig zu erfassen. Die folgenden Register stehen Ihnen hier zur Verfügung:
| Register | Beschreibung |
|---|---|
| Allgemein | Hier werden allgemeine Bewerberdaten erfasst. Die Teilnahmeantragsnummer wird automatisch vergeben. |
| AI-Formulare | AI-Formulare sind Formulare, die speziell für das Ausfüllen im AI BIETERCOCKPIT bestimmt sind. Aus diesen können Daten ausgelesen und direkt in den AI VERGABEMANAGER übertragen werden. |
| Zusätzliche Dokumente | An dieser Stelle befinden sich alle vom Bewerber hinzugefügten Dateien. |
| Feststellung | Dokumentation formaler Kriterien: fristgerechter Zugang, ordnungsgemäße Unterschrift, Vollständigkeit der Unterlagen. |
| Signatur | Nur bei elektronischen Teilnahmeanträgen. Informationen zu der enthaltenen Signatur und dem Status des verwendeten Zertifikats. |
Prüfung der Teilnahmeanträge¶
Standardmäßig sind die Bewerber aus der Übersichtstabelle in der Reihenfolge ihrer Erfassung sortiert. Die Prüfung der Teilnahmeanträge erfolgt analog zur Angebotsprüfung in einer Matrix, die die Prüfungskriterien für den Teilnahmewettbewerb enthält. Der Dialog lässt sich nur speichern und schließen, wenn alle notwendigen Begründungsfelder ausgefüllt sind.
Eine ausführliche Beschreibung dieser Funktion finden Sie bei Formale Prüfung.
Anschreiben der Bieter¶
Die Übermittlung der Vergabeunterlagen im zweistufigen Verfahren erfolgt genauso wie im beschränkten Verfahren. So ist besser erkennbar, welche Bieter über welches Medium aufgefordert werden.
Das Kommunikationsmedium eines zugelassenen und zur Angebotsabgabe aufzufordernden Unternehmens in einem zweistufigen Verfahren kann von der Vergabestelle festgelegt werden. So ist z. B. der Wechsel auf die elektronische Kommunikation und die elektronische Aufforderung zur Angebotsabgabe auch dann möglich, wenn zuvor ein Teilnahmeantrag in Papierform abgegeben wurde.
Tipp
Die Voraussetzung für die elektronische Aufforderung zur Angebotsabgabe ist eine zu diesem Zeitpunkt existierende Registrierung des Bieters auf der AI VERGABEPLATTFORM. Prüfen Sie also bereits bei der Erfassung des Teilnahmeantrags, ob die Firma über eine Registrierung auf der AI VERGABEPLATTFORM verfügt und laden Sie sie ggf. zur Erstellung eines Benutzerkontos, mit dem Hinweis auf die bevorstehende elektronische Angebotsaufforderung, ein. Weitere Informationen zur Einladung zur Registrierung auf der Plattform finden Sie bei Firma zur AI VERGABEPLATTFORM einladen.